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KI in Verwaltung, Einkauf und Projektmanagement

Die Vorgänge, die jede Woche wiederkommen · und was die KI davon übernimmt

Acht Angebote in einer Tabelle. Ein Protokoll, das sich selbst schreibt. Ein Vertrag, aus dem jemand die Fristen zieht. Das sind keine großen Projekte, sondern der Stapel, der montags auf dem Tisch liegt. Suchen Sie sich unten den Vorgang, den Sie kennen.

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Vorgänge aus dem Alltag

Jeder mit dem, was die KI übernimmt, dem Prompt dazu und der Stelle, an der es schiefgeht.

Rollen, eine Seite

Verwaltung, Einkauf, Projekt, Assistenz und Hausverwaltung. Filtern Sie auf das, was Sie betrifft.

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Tools, in denen die Experten arbeiten

ChatGPT, Copilot, Claude, Gemini, Langdock, n8n und weitere. Welches passt, hängt an der Aufgabe, nicht am Hersteller.

Montagmorgen

Der Stapel, der auf dem Tisch liegt

Fünfzehn Vorgänge, wie sie wirklich hereinkommen. Klicken Sie den an, den Sie kennen.

Posteingang · 15 Vorgänge

Ausschreibung Bürotechnik: 8 Angebote, jedes anders aufgebaut

Was Sie heute tun: Sie öffnen acht PDFs nacheinander und tippen Preis, Lieferzeit und Zahlungsziel von Hand in eine Tabelle.
Was die KI übernimmt: Sie laden die Angebote hoch und bekommen eine Tabelle mit denselben Spalten für alle acht, dazu eine Spalte für Positionen, die nur ein Anbieter hat.
Der Prompt dazu: Lies die acht Angebote im Anhang. Baue eine Tabelle mit Anbieter, Gesamtpreis netto, Lieferzeit, Zahlungsziel und Garantie. Positionen, die nicht in allen Angeboten vorkommen, kommen in eine eigene Spalte ‚Besonderheiten‘. Fehlt eine Angabe, schreibe ‚nicht angegeben‘, statt zu schätzen.
Wo es schiefgeht: Summen nachrechnen. Beim Lesen aus PDF verrutschen Zahlen, und die KI sagt von sich aus nichts dazu.

Rahmenvertrag Reinigung: 40 Seiten, und niemand kennt die Fristen

Was Sie heute tun: Einmal quer lesen, Fristen auf einen Zettel, und beim nächsten Mal fängt jemand anders wieder von vorn an.
Was die KI übernimmt: Eine Liste aller Fristen, Kündigungstermine und Preisanpassungsklauseln, jeweils mit Seitenzahl zum Nachschlagen.
Der Prompt dazu: Lies den Vertrag im Anhang. Liste alle Fristen, Kündigungstermine und Preisanpassungsklauseln mit Seitenangabe auf. Nur, was dort wörtlich steht. Keine Einschätzung, ob eine Klausel üblich oder zulässig ist.
Wo es schiefgeht: Das ist eine Fundstelle, keine Prüfung. Ob eine Klausel wirksam ist, beantwortet Ihr Anwalt oder Ihre Kanzlei.

Lieferantenbewertung Q3 steht an

Was Sie heute tun: Jeder bewertet nach Gefühl. Die Belege dafür liegen verstreut in Mails und Protokollen.
Was die KI übernimmt: Ein Bewertungsraster mit festen Kriterien und ein Entwurf je Lieferant, gefüllt aus Ihren Notizen.
Der Prompt dazu: Hier sind meine Notizen zu fünf Lieferanten aus dem dritten Quartal. Baue ein Raster mit Liefertreue, Qualität, Reaktionszeit und Preisstabilität. Fülle es nur mit dem, was in den Notizen steht, und markiere alles andere als offen.
Wo es schiefgeht: Die Note vergeben Sie. Was nicht in den Notizen steht, darf nicht ergänzt werden, sonst steht im Raster irgendwann eine Reaktionszeit, die niemand gemessen hat.

Preisankündigung vom Lieferanten: 12 Prozent zum 1. Januar

Was Sie heute tun: Sie formulieren die Antwort dreimal neu und sind sich beim Ton immer noch unsicher.
Was die KI übernimmt: Drei Antwortentwürfe in unterschiedlicher Schärfe, aus denen Sie einen auswählen und anpassen.
Der Prompt dazu: Schreibe drei Antworten auf die Ankündigung im Anhang: eine sachliche Rückfrage nach der Begründung, eine mit Gegenvorschlag Staffelpreis, eine mit Hinweis auf den laufenden Rahmenvertrag. Je höchstens 120 Wörter.
Wo es schiefgeht: Firmennamen und Konditionen vorher ersetzen, wenn Sie mit einem privaten Zugang arbeiten. Was in welches Tool darf, steht unter Datenschutz bei KI-Tools.

Die Ablage: 200 PDFs ohne erkennbares System

Was Sie heute tun: Jemand nimmt sich das mal vor, kommt bis Datei 30 und macht danach wieder etwas anderes.
Was die KI übernimmt: Ein Vorschlag für eine Benennungsregel und Kategorien, dazu die Zuordnung jeder Datei und eine Liste der unklaren Fälle.
Der Prompt dazu: Hier sind die Dateinamen und die jeweils erste Seite von 200 Dokumenten. Schlage eine Benennungsregel aus Datum, Kategorie und Betreff vor und ordne jede Datei zu. Alles Unklare kommt in eine Liste ‚zu klären‘.
Wo es schiefgeht: Erst an zwanzig Dateien testen. Eine Regel, die dort hakt, hakt bei 200 richtig. Das Umbenennen selbst erledigt kein Chat, dafür braucht es einen Ablauf.

Der Ablauf für Urlaubsanträge soll endlich aufgeschrieben sein

Was Sie heute tun: Niemand schreibt es auf, weil alle es im Kopf haben. Nur die neue Kollegin eben nicht.
Was die KI übernimmt: Sie erzählen den Ablauf, die KI macht daraus eine nummerierte Beschreibung mit Zuständigkeit, Dauer und Formular.
Der Prompt dazu: Ich beschreibe dir unseren Ablauf für Urlaubsanträge. Mache daraus eine nummerierte Beschreibung mit Schritt, Zuständigkeit, Dauer und benötigtem Formular. Stelle Rückfragen zu allem, was unklar bleibt, statt es zu erfinden.
Wo es schiefgeht: Die Rückfragen sind der wertvolle Teil. Wer sie wegklickt, bekommt eine saubere Beschreibung von einem Ablauf, den es so nicht gibt.

Übergabe: Frau K. geht in vier Wochen in Rente

Was Sie heute tun: Zwei Übergabetermine, und drei Monate später fehlt trotzdem genau das, was nur einmal im Jahr anfällt.
Was die KI übernimmt: Ein Fragenkatalog für die Übergabe, nach Kalenderjahr sortiert, und daraus ein Dokument zum Nachschlagen.
Der Prompt dazu: Erstelle einen Fragenkatalog für eine Übergabe in der Verwaltung: wiederkehrende Aufgaben, Fristen, Ansprechpartner, Sonderfälle, Zugänge. Sortiere nach dem Kalenderjahr, damit nichts fehlt, was nur einmal jährlich vorkommt.
Wo es schiefgeht: Zugänge und Passwörter gehören weder in das Dokument noch in den Chat. Dort steht nur, wer sie verwaltet.

Lenkungskreis am Freitag, der Statusbericht fehlt

Was Sie heute tun: Sie sammeln aus drei Werkzeugen zusammen und schreiben dieselbe Struktur wie im Vormonat neu.
Was die KI übernimmt: Aus Ihren Stichpunkten ein Bericht in genau der Struktur, die Ihr Lenkungskreis gewohnt ist.
Der Prompt dazu: Hier sind meine Stichpunkte zur Woche. Schreibe daraus den Statusbericht in dieser Struktur: Ampel je Teilprojekt, fertig, offen, Risiken mit Maßnahme, Entscheidungsbedarf. Höchstens eine Seite, keine Floskeln.
Wo es schiefgeht: Die Ampel setzen Sie. Aus ‚läuft etwas schleppend‘ macht ein Modell sonst ein freundliches Grün.

Die Besprechung von gestern: 50 Minuten Aufzeichnung

Was Sie heute tun: Sie hören Teile nach, tippen ein Protokoll und sind sich bei zwei Zusagen nicht mehr sicher.
Was die KI übernimmt: Ein Protokoll mit Entscheidungen und offenen Punkten, dazu eine Aufgabenliste mit Name und Termin.
Der Prompt dazu: Hier ist das Transkript. Schreibe ein Protokoll mit Teilnehmern, Entscheidungen und offenen Punkten. Danach eine Tabelle mit Aufgabe, wer und bis wann. Nur, was wirklich gesagt wurde, keine Vermutung über Zuständigkeiten.
Wo es schiefgeht: Vor der Aufzeichnung alle fragen. Und das Protokoll liest jemand gegen, bevor es verschickt wird.

Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung

Was Sie heute tun: Sie schreiben acht Seiten, gelesen wird die erste, und die Frage kommt trotzdem.
Was die KI übernimmt: Eine Seite mit Anlass, Optionen, Kosten und Empfehlung, alles Weitere als Anhang.
Der Prompt dazu: Mache aus meinen Unterlagen eine einseitige Entscheidungsvorlage: Anlass, drei Optionen mit Vor- und Nachteilen, Kosten, Empfehlung und die Entscheidung, die ich brauche. Alles Weitere stichpunktartig in den Anhang.
Wo es schiefgeht: Die Empfehlung trägt Ihren Namen. Formulieren kann die KI sie, vertreten müssen Sie sie.

Dienstreise Hamburg: drei Termine, zwei Tage

Was Sie heute tun: Verbindungen, Hotel und Wegezeiten in sieben geöffneten Browserfenstern.
Was die KI übernimmt: Ein Reiseplan mit Wegezeiten und Puffern, dazu eine Liste dessen, was noch zu buchen ist.
Der Prompt dazu: Drei Termine in Hamburg am 14. und 15., Adressen im Anhang. Baue einen Reiseplan mit Anreise, Wegezeiten zwischen den Terminen, 30 Minuten Puffer und einer Liste, was ich noch buchen muss.
Wo es schiefgeht: Verbindungen und Preise stimmen nur, wenn das Tool wirklich im Netz nachsieht. Sonst klingt der Plan gut und der Zug fährt nicht.

14 Terminanfragen für nächste Woche

Was Sie heute tun: Hin und her, bis alles passt, und am Ende liegen zwei Außentermine hintereinander.
Was die KI übernimmt: Ein Vorschlag, wie die Woche aufgeht, dazu kurze Antwortentwürfe für Zusagen und Verschiebungen.
Der Prompt dazu: Hier sind 14 Terminanfragen und mein Kalender. Schlage eine Einteilung vor: gleiche Themen in Blöcken, keine zwei Außentermine hintereinander, Mittwochvormittag bleibt frei. Dazu je ein kurzer Antwortentwurf.
Wo es schiefgeht: Namen und Anlässe ersetzen, wenn es um vertrauliche Termine geht.

Mieteranfrage zur Nebenkostenabrechnung, dritte Nachfrage

Was Sie heute tun: Sie erklären dieselbe Position zum dritten Mal, jedes Mal etwas anders.
Was die KI übernimmt: Eine Erklärung in einfacher Sprache, aus Ihren Zahlen und in Ihrem Ton, die Sie einmal speichern und wiederverwenden.
Der Prompt dazu: Erkläre die markierten Positionen der Abrechnung in einfachen Worten, höchstens 15 Wörter pro Satz, freundlich und ohne Fachbegriffe. Die Zahlen übernimmst du unverändert aus meinem Text.
Wo es schiefgeht: Keine Aussage dazu, ob eine Position umlagefähig ist. Das ist eine rechtliche Frage und gehört zu Ihrem Anwalt.

Treppenhaus: drei Handwerkerangebote, drei Formate

Was Sie heute tun: Die Angebote lassen sich kaum vergleichen, weil jeder Betrieb anders gliedert.
Was die KI übernimmt: Eine Gegenüberstellung nach Position mit Menge, Einzelpreis und Summe, dazu alles, was nur einer anbietet.
Der Prompt dazu: Stelle die drei Angebote gegenüber: Position, Menge, Einzelpreis, Gesamt. Was nur in einem Angebot steht, weise gesondert aus. Keine Empfehlung, nur die Gegenüberstellung.
Wo es schiefgeht: Mengen stichprobenhaft gegen das Original prüfen, besonders bei handschriftlichen oder eingescannten Angeboten.

Die Hausordnung versteht niemand

Was Sie heute tun: Der Text ist von 2004 und liest sich auch so. Nachfragen kommen trotzdem jede Woche.
Was die KI übernimmt: Dieselben Regeln, verständlich formuliert, dazu eine Liste der Stellen, die inhaltlich unklar sind.
Der Prompt dazu: Formuliere die Hausordnung im Anhang verständlich neu. Gleiche Regeln, keine neuen. Sätze unter 20 Wörtern. Stellen, die unklar oder widersprüchlich sind, listest du am Ende auf, statt sie selbst zu entscheiden.
Wo es schiefgeht: Gleicher Inhalt heißt gleicher Inhalt. Vor dem Aushang liest jemand gegen, der die alte Fassung kennt.

Aus einer Tabelle wird oft als Nächstes eine Auswertung: KI in Excel nutzen. Wer längere Unterlagen zusammenfassen lässt, findet das hier: Dokumente mit KI zusammenfassen. Und wenn derselbe Vorgang jede Woche wiederkommt, lohnt sich ein fester Ablauf: KI-Agenten und Automatisierung.

Die Grenze

Bis hierhin geben Sie ab, ab hier nicht mehr

Die Frage ist selten, ob KI eine Aufgabe kann, sondern wie weit man sie lässt. Schieben Sie den Punkt und sehen Sie, was dann passiert.