Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

wirkt.ai GmbH
Destouchesstraße 18
80803 München
E-Mail: info@wirkt.ai

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Beim Besuch unserer Website werden durch den Browser automatisch folgende Informationen an unseren Server übermittelt und temporär in Logfiles gespeichert:

IP-Adresse des anfragenden Rechners
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Name und URL der abgerufenen Datei
Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus und der Systemsicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

3. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten Daten (Name, Kontaktdaten, Anliegen) zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage bei uns gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Die Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4. Bewerbungen und KI-gestütztes Auswahlverfahren

4.1 Umfang und Zweck

Wenn Sie sich über unser Karriereportal jobs.wirkt.ai oder per E-Mail bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnisses. Hierzu zählen insbesondere: Name und Kontaktdaten, Lebenslauf, Angaben zu Sprachniveau, Verfügbarkeit und Honorar- bzw. Gehaltsvorstellung, Ihre Angaben und Arbeitsergebnisse aus den Verfahrensschritten (Interview, Aufgaben, Praxis-Session) einschließlich der Gesprächstranskripte sowie der Verlauf Ihres Verfahrens.

Unser Auswahlverfahren und seine Schritte sind unter https://jobs.wirkt.ai/prozess ausführlich beschrieben.

4.2 KI-Unterstützung und menschliche Entscheidung

Wir setzen im Bewerbungsverfahren KI-Systeme unterstützend ein: zur strukturierten Auswertung Ihrer Unterlagen, zur Führung des Interviews, zur Auswertung der Aufgaben und der Praxis-Session sowie zur Zusammenfassung der Ergebnisse. Die KI erstellt dabei ausschließlich Einschätzungen und Empfehlungen. Jede Entscheidung über den Fortgang Ihrer Bewerbung (Einladung, Aufnahme in den Talentpool, Absage, Vertragsangebot) trifft ein Mensch; eine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Auf Anfrage erläutern wir Ihnen die Rolle des KI-Systems bei der Entscheidung über Ihre Bewerbung.

An den Stellen des Verfahrens, an denen Sie mit einem KI-System interagieren (Interview, Praxis-Session), weisen wir Sie darauf ausdrücklich hin. Die KI-Systeme können keine Zusagen machen oder rechtsverbindlichen Erklärungen abgeben.

4.3 Sprachaufnahmen

In einzelnen Verfahrensschritten sprechen Sie über Ihr Mikrofon; Fragen und Rückmeldungen können Ihnen dabei je nach Einstellung per Sprachausgabe vorgelesen werden. Die Audioaufnahmen werden ausschließlich zur unmittelbaren Umwandlung in Text (Transkription) verarbeitet und nicht gespeichert; gespeichert und ausgewertet werden nur die Transkripte.

4.4 Freiwilliger Persönlichkeitsfragebogen

Im Verlauf des Verfahrens bieten wir Ihnen einen kurzen wissenschaftlichen Persönlichkeitsfragebogen (BFI-10) an. Die Teilnahme ist freiwillig, die Ergebnisse fließen nicht in die Auswahlentscheidung ein und sind den Entscheidern während des laufenden Verfahrens nicht zugänglich. Zweck ist ausschließlich die spätere, interne Qualitätsauswertung unseres Auswahlverfahrens. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können; eine Nichtteilnahme hat keinerlei Nachteile.

4.5 Transkription persönlicher Gespräche

Persönliche Gespräche im Bewerbungsverfahren (etwa Videogespräche über Microsoft Teams) zeichnen wir nicht auf. Mit Ihrer Einwilligung erstellen wir während des Gesprächs ein Texttranskript und nutzen es zur strukturierten Auswertung im Bewerbungsverfahren. Die Einwilligung ist freiwillig, das Gespräch findet auch ohne Transkription statt, und Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4.6 Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Hinblick auf die Begründung eines Beschäftigungs- oder Auftragsverhältnisses). Freiwillige Zusatzangaben, der Persönlichkeitsfragebogen, die Transkription persönlicher Gespräche und die Talentpool-Speicherung beruhen auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

4.7 Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Ihre Bewerbungsdaten werden ausschließlich von den am Auswahlverfahren beteiligten Personen verarbeitet. Zur technischen Durchführung setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein:

Lovable (Betrieb und Hosting des Karriereportals)
Supabase (Datenbank und Dateispeicher des Karriereportals, Serverstandort London, Vereinigtes Königreich)
Anthropic (KI-gestützte Auswertung; Sitz USA)
ElevenLabs (Transkription der Sprachaufnahmen und Sprachausgabe; Sitz USA)
Resend (Versand der Verfahrens-E-Mails; Sitz USA)
PandaDoc (elektronische Vertragsunterzeichnung im Fall eines Angebots; Sitz USA)
Microsoft (Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland; Ablage geschlossener Verträge, E-Mail-Infrastruktur, Durchführung und Transkription von Videogesprächen über Microsoft Teams; Datenspeicherung innerhalb der EU/EFTA)
Cal.com (Terminbuchung für Gespräche; Sitz USA)

Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Soweit Dienstleister Daten in den USA verarbeiten, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-U.S. Data Privacy Framework) oder der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Eine Weitergabe an unbeteiligte Dritte erfolgt nicht.

4.8 Speicherdauer

Kommt es nicht zu einer Zusammenarbeit, werden Ihre Bewerbungsdaten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Haben Sie in die Aufnahme in unseren Talentpool eingewilligt, speichern wir Ihre Daten bis zu 24 Monate ab Ihrer letzten Einwilligung; wir erinnern Sie in regelmäßigen Abständen an Ihre Speicherung und Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen. Sie können Ihre Bewerbung außerdem jederzeit über Ihre persönliche Statusseite zurückziehen. Im Fall einer Zusammenarbeit werden die erforderlichen Daten in die Personal- bzw. Vertragsakte übernommen.

5. Newsletter

5.1 Anmeldung und Double-Opt-In

Über ein Formular auf unserer Website können Sie unseren Newsletter mit Informationen zu unserem Leistungsangebot abonnieren, etwa zu neuen Themenschwerpunkten, Formaten oder Angeboten. Die Anmeldung ist freiwillig. Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie Ihre Anmeldung bestätigen müssen (Double-Opt-In). Erst nach Ihrer Bestätigung nehmen wir Sie in den Verteiler auf. So stellen wir sicher, dass sich niemand mit fremden E-Mail-Adressen anmeldet.

5.2 Verarbeitete Daten

Wir verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen (soweit angegeben), Zeitpunkt und IP-Adresse der Anmeldung und der Bestätigung als Nachweis Ihrer Einwilligung sowie die Information, ob und wann eine Nachricht zugestellt wurde.

5.3 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG. Die Speicherung des Einwilligungsnachweises erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, die Rechtmäßigkeit des Versands belegen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5.4 Dienstleister

Die Verarbeitung der Anmeldungen erfolgt über eine von uns selbst betriebene Automatisierungssoftware (n8n) auf Servern der Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, mit Serverstandort in Deutschland. Die Abonnentendaten speichern wir bei Supabase (Supabase, Inc., USA) mit Datenverarbeitung und Speicherung in Frankfurt (EU). Mit beiden Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Der Versand der E-Mails erfolgt über Resend (Sitz USA) als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-U.S. Data Privacy Framework) oder der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

5.5 Widerruf und Speicherdauer

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dafür genügt der Abmeldelink in jeder Nachricht oder eine Nachricht an info@wirkt.ai. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Wir verarbeiten Ihre Daten für den Newsletter bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Den Nachweis der Einwilligung und ihres Widerrufs bewahren wir darüber hinaus so lange auf, wie dies zur Erfüllung unserer Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO und zur Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.

6. Google Analytics (GA4)

Diese Website nutzt Google Analytics 4 (GA4), einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“).

Google Analytics verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um Informationen über Ihre Nutzung unserer Website zu erfassen und auszuwerten. In GA4 werden IP-Adressen nicht gespeichert; bei Zugriffen aus der EU wird die IP-Adresse nur kurzzeitig zur Ableitung ungefährer Standortdaten verwendet und anschließend verworfen. Die erzeugten Informationen können an Server von Google in den USA übertragen werden.

Google Analytics 4 wird nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über unser Cookie-Banner widerrufen.

Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-U.S. Data Privacy Framework) sowie ergänzend der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Die erhobenen Daten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht.

Wir haben mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Google nutzt diese Informationen in unserem Auftrag, um die Nutzung unserer Website auszuwerten und Reports über Website-Aktivitäten zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy

7. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Endgerät speichert. Wir unterscheiden zwischen:

Technisch notwendige Cookies: Diese sind für den Betrieb der Website erforderlich und werden ohne Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Analyse-Cookies (Google Analytics): Diese werden nur nach Ihrer Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über unser Cookie-Banner anpassen oder Cookies in Ihrem Browser deaktivieren.

8. Terminbuchung (Cal.com)

Für die Buchung von Terminen, etwa im Bewerbungsverfahren, nutzen wir den Dienst Cal.com, Inc., USA. Wenn Sie einen Termin buchen, werden die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. weitere Angaben) an Cal.com übermittelt und dort gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-U.S. Data Privacy Framework) oder der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cal.com: https://cal.com/privacy

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO, siehe Ziffer 10)
Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@wirkt.ai

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

10. Ihr Widerspruchsrecht

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO).

Es genügt eine Nachricht an info@wirkt.ai. Nach einem Widerspruch verarbeiten wir Ihre Daten für diesen Zweck nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

11. Hosting

Diese Website wird bei der raidboxes GmbH, Münster, gehostet. Dabei werden die unter Ziffer 2 genannten Daten sowie die im Rahmen von Kontaktaufnahmen und per E-Mail übermittelten Bewerbungen (Ziffern 3 und 4) auf den Servern des Hosters verarbeitet. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Unser Karriereportal jobs.wirkt.ai wird bei Lovable betrieben; Datenbank und Dateispeicher des Karriereportals liegen bei Supabase am Serverstandort London, Vereinigtes Königreich (siehe Ziffer 4.7). Mit den eingesetzten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

12. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand September 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und unseres Karriereportals oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf dieser Seite abgerufen werden.