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KI in Excel: Claude, ChatGPT und Copilot richtig nutzen
KI schreibt Formeln, wertet Tabellen aus und baut Pivot-Tabellen. Ob das klappt, hängt meist an zwei Dingen: Die Datei ist richtig vorbereitet, und Sie wissen, welches Tool was kann.
Eine Stunde an Ihrer eigenen Tabelle, ab 120 € inkl. MwSt. Kein Abo.
Welches Tool wofür
Alle drei arbeiten mit Excel-Daten, aber auf unterschiedliche Weise. Entscheidend ist, wo Ihre Datei liegt und was am Ende herauskommen soll.
Microsoft Copilot
Sitzt direkt in Excel und arbeitet in Ihrer Datei: Formeln, Pivot-Tabellen, Diagramme, Auffälligkeiten.
Gut, wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 nutzt und die Datei in OneDrive oder SharePoint im Team weiterlebt.
Claude
Arbeitet als Add-in direkt in Ihrer geöffneten Arbeitsmappe: erklärt Formeln, findet Fehlerursachen und bearbeitet Pivot-Tabellen. Im Chat wertet Claude hochgeladene Dateien aus.
Gut für Analysen, verschachtelte Arbeitsmappen und nachvollziehbare Erklärungen. Add-in ab dem Pro-Tarif.
ChatGPT
Wertet hochgeladene Dateien aus, bereinigt Daten, erstellt Diagramme und schreibt Formeln, die Sie in Ihre Tabelle übernehmen.
Gut für schnelle Auswertungen und Formelhilfe, auch ohne Microsoft-Lizenz.
Mehr zu Claude lesen Sie unter Hilfe bei Claude. Bevor Sie Firmendaten hochladen: KI DSGVO-konform nutzen.
Vier typische Stolpersteine
Selten liegt es an der perfekten Formulierung. Meist fehlt eine Voraussetzung oder eine Angabe zur Tabelle.
Die Datei liegt lokal, oder AutoSave ist aus
Copilot arbeitet in Excel nur mit Dateien, die in OneDrive oder SharePoint liegen und bei denen AutoSave eingeschaltet ist. Den Schalter finden Sie oben links in der Titelleiste. Liegt die Datei auf dem Rechner oder einem Netzlaufwerk, bleibt Copilot ausgegraut.
Die Daten stehen nicht sauber als Tabelle
Verbundene Zellen, mehrere Überschriftenzeilen, leere Zeilen und Zwischensummen mitten in den Daten bringen jede KI durcheinander. Am besten funktioniert ein Bereich mit genau einer Kopfzeile. Mit Strg+T formatieren Sie ihn als Excel-Tabelle.
Der Prompt sagt nichts über die Tabelle
„Schreib mir eine Formel, die den höchsten Umsatz pro Region findet“ führt oft zu Formeln, die nicht passen. Die KI weiß nicht, in welcher Spalte die Region steht, ab welcher Zeile die Daten beginnen und ob Sie deutsche oder englische Formelnamen brauchen.
Besser: „Ich nutze die deutsche Excel-Version. Spalte A enthält die Region (ab A2), Spalte B den Umsatz (ab B2). Schreibe mir eine Formel für C2, die …“
Eine Vertraulichkeitsstufe blockiert
Ist die Datei mit einer Vertraulichkeitsstufe verschlüsselt, funktionieren AutoSave und damit Copilot je nach Einstellung Ihres Unternehmens nicht. Das kann nur Ihre IT ändern.
Ergebnisse immer gegenprüfen
KI rechnet schnell, aber nicht immer richtig. Prüfen Sie zwei, drei Werte von Hand, bevor Sie eine Auswertung weitergeben.
Stecken Sie fest?
Wie ein IT-Helpdesk, nur für KI.
Eine Stunde mit einem KI-Experten an Ihrer eigenen Tabelle. Danach bauen Sie Ihre Auswertung allein. Für kaufmännische Aufgaben in Controlling, Vertrieb, HR und Verwaltung, keine Programmierung.
So funktioniert der wirkt.ai Helpdesk
Session buchen
Sie schildern Ihr Anliegen und wählen das Tool, mit dem Sie arbeiten. Über Ihren Arbeitgeber oder direkt per Kreditkarte. Ein Experte für genau dieses Tool bestätigt am selben Werktag, den Termin wählen Sie selbst.
So läuft das im Detail →Erklärt, zeigt, lässt machen
30, 60 oder 120 Minuten. Erst wird das Ziel der Session gemeinsam festgelegt, dann wird an Ihrer echten Aufgabe gearbeitet. Ihr Fall, Ihre Tastatur, der Experte sitzt virtuell daneben.
So läuft das im Detail →Wissen bleibt
Am Ende halten Sie Ergebnis und nächste Schritte gemeinsam fest. Wenn Sie der Transkription zugestimmt haben, kommt am Abend die Zusammenfassung per Mail, mit Link zur ausführlichen Fassung inklusive Learnings und Tipps.
So läuft das im Detail →Session buchen — Schritt 1
Ohne Account, ohne Installation. Sie beschreiben, woran Sie hängen, den Rest übernimmt der Helpdesk.
Ihr Anliegen
Ein paar Sätze genügen, in Ihren Worten. Dazu das Tool, mit dem Sie arbeiten, oder die Option „Bitte beraten“, wenn Sie selbst noch nicht wissen, welches das richtige ist. Session-Sprache Deutsch oder Englisch.
Dauer und Expertenstufe
Aus Ihrem Anliegen schlägt das System eine passende Expertenstufe und Dauer vor, mit Preis. Beides können Sie im letzten Schritt ändern, wenn Sie es anders einschätzen. Die Dauer entscheidet über die Art der Session:
- 30 Minuten — einordnen. Eine konkrete Frage klären, den richtigen Weg finden.
- 60 Minuten — lernen. Lösungswege durchgehen und an einer vereinfachten Version üben.
- 120 Minuten — umsetzen. Ein echter Fall auf Ihrer Tastatur, der Experte sitzt daneben.
Transkription
Im letzten Schritt setzen Sie ein Häkchen, wenn Sie im Anschluss eine Zusammenfassung per Mail bekommen möchten, und stimmen damit der Transkription zu. Die Entscheidung lässt sich zu Beginn der Session noch ändern, in beide Richtungen.
Wer bezahlt
Nutzt Ihr Arbeitgeber wirkt.ai, wird das an Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse automatisch erkannt. Sie zahlen nichts selbst, je nach Firmenkonfiguration gibt Ihre Führungskraft die Buchung frei.
Oder direkt per Kreditkarte
Ohne Firmenkonto buchen Sie auf eigene Rechnung, ab 120 € pro Stunde inkl. MwSt. je nach Seniorität des Experten. Bezahlt wird am Ende der Buchung per Kreditkarte oder Apple Pay, einmalig, ohne Abo und ohne Mindestabnahme.
Die Rechnung kommt direkt per Mail und weist die Session als individuelle Weiterbildung aus, mit Thema, Dauer und Datum. Damit können Sie sie bei Ihrem Arbeitgeber aus dem Weiterbildungsbudget erstatten lassen oder steuerlich geltend machen.
Dann geht es schnell
Ein Experte für genau Ihr Tool bestätigt am selben Werktag. Sie bekommen eine Mail mit dem Link zur Terminauswahl und wählen selbst einen Slot, meist am Folgetag. Der Teams-Link kommt mit der Terminbestätigung.
Die Session — Schritt 2
Kein Vortrag, kein Beispiel aus dem Lehrbuch. Gearbeitet wird an der Aufgabe, an der Sie gerade hängen.
Zu Beginn: das Ziel
Der Experte hat Ihr Anliegen vorliegen und dazu einen vorbereiteten Zielvorschlag. Der ist ausdrücklich ein Vorschlag: Die ersten Minuten gehören der Frage, was am Ende der Session herauskommen soll. Erst wenn das steht, wird gearbeitet.
Aufnahme nur mit Ihrer Zustimmung
Haben Sie beim Buchen zugestimmt, startet der Experte die Transkription zu Beginn. War die Frage offen, klärt er sie mündlich. Ohne Zustimmung wird nicht aufgezeichnet, dann dokumentiert der Experte von Hand mit.
Der Hauptteil
Der Experte erklärt, Sie machen. Die Hände bleiben auf Ihrer Tastatur, in Ihrer Umgebung, an Ihren Daten. Das ist der Unterschied zwischen einer gelösten Aufgabe und einer Fähigkeit, die Sie behalten.
Am Ende: gemeinsamer Abschluss
Die letzten Minuten sind fest eingeplant. Sie fassen den aktuellen Stand und besonders die nächsten Schritte in eigenen Worten zusammen, der Experte dokumentiert. Dazu Ihre ehrliche Einschätzung, ob das Ziel erreicht wurde, ganz, teilweise oder nicht.
Was in der Session nicht passiert
Keine Umsetzung im Auftrag, keine Rechts- oder Compliance-Beratung, keine Strategieberatung. Wenn ein Thema zu groß für eine Session ist, sagt der Experte das, schlägt den nächsten Schritt vor und fokussiert die Session darauf, statt anzufangen und Sie mit einem halben Ergebnis zurückzulassen.
Wissen bleibt — Schritt 3
Das Problem ist gelöst, und der Weg dahin sitzt, weil er an Ihrer eigenen Aufgabe entstanden ist.
Die Zusammenfassung
Am Abend der Session entsteht aus Transkript, abgestimmtem Ziel und dem gemeinsam festgehaltenen Ergebnis eine Zusammenfassung. Sie kommt per Mail, in der Sprache, in der die Session stattgefunden hat.
Über einen Link in der Mail öffnen Sie die ausführliche Fassung: der Lösungsweg im Detail, die Learnings aus der Session und Tipps, wie Sie damit weiterarbeiten. Dort können Sie sie auch als PDF herunterladen. Das ist der Teil, den Sie in vier Wochen wieder aufschlagen. Ohne Zustimmung zur Transkription entsteht keine automatische Zusammenfassung.
Kurze Rückmeldung
Getrennt davon bekommen Sie eine kurze Bewertungsanfrage. Eine Zahl genügt, ein Kommentar ist freiwillig. Beides fließt in unsere Qualitätssicherung ein.
Wenn noch etwas offen ist
Bleibt nach der Session etwas offen, schlägt der Experte eine Folgesession vor, mit Begründung und passender Dauer. Sie entscheiden, ob Sie sie buchen. Der Vorteil: Derselbe Experte macht weiter und hat den Stand der ersten Session vor sich. Sie können aber auch jederzeit selbst eine neue Session buchen, der Link steht in jeder Mail. Jede Session wird einzeln gebucht und einzeln bezahlt.
Wer was zu sehen bekommt
- Sie bekommen die Zusammenfassung Ihrer eigenen Session.
- Ihr Arbeitgeber sieht, dass gebucht wurde, mit Dauer, Expertenstufe und Kosten. Nicht den Inhalt der Session.
- Der Experte hat sieben Tage Zugriff auf Notizen und Ergebnis, danach nicht einmal mehr lesend. Bei einer Folgesession bekommt er den Stand der vorherigen Session wieder.
Ab 120 € pro Stunde inkl. MwSt., kein Abo. Wer zahlt →
Beispiel: der Monatsreport aus drei Dateien
Die Anfrage
„Ich baue jeden Monat denselben Vertriebsreport aus drei Excel-Dateien zusammen und will das mit Copilot automatisieren.“
Was in der Session passiert
Zu Beginn legen Sie mit dem Experten fest, was am Ende stehen soll. Dann teilen Sie Ihren Bildschirm und öffnen die drei Dateien. Der Experte zeigt, wie die Dateien angepasst werden sollten um eine bessere Verarbeitung durch Copilot zu ermöglichen. Jede Änderung bauen Sie selbst ein. Anschließend formulieren Sie den Copilot-Prompt für die Zusammenführung und Auswertung und verfeinern ihn, bis das Ergebnis stimmt.
Das Ergebnis
Der Report entsteht künftig über Wiederholen der Prompt mit den neuen Dateien statt über manuelles Kopieren und Einfügen. Wie Sie solche Abläufe weiter automatisieren, lesen Sie unter KI-Agenten und Automatisierung. Weitere Fälle aus dem Rechnungswesen finden Sie unter KI in Controlling und Buchhaltung.
Häufige Fragen zu KI in Excel
Kann Copilot Excel-Dateien bearbeiten?
Ja. Copilot fügt in Ihrer Datei Formeln ein, ergänzt Spalten und legt Pivot-Tabellen und Diagramme an. Voraussetzungen sind ein Microsoft-365-Konto mit Copilot-Zugang und eine Datei in OneDrive oder SharePoint mit eingeschaltetem AutoSave. Der volle Funktionsumfang ist an die Lizenz Microsoft 365 Copilot gebunden.
Was ist der Agent-Modus in Excel?
So hieß die Funktion, mit der Copilot eine Arbeitsmappe in mehreren Schritten selbstständig aufbaut oder ändert, etwa ein Blatt anlegt, Formeln einträgt und ein Diagramm ergänzt. Microsoft hat sie im März 2026 in „Edit with Copilot“ umbenannt. Sie sehen jeden Schritt und können eingreifen.
Warum ist Copilot in Excel ausgegraut oder nicht verfügbar?
Die häufigsten Gründe: Die Datei liegt nicht in OneDrive oder SharePoint, AutoSave ist aus, eine Vertraulichkeitsstufe blockiert, oder in Excel ist ein anderes Konto angemeldet als das mit Copilot-Zugang. Kaufversionen wie Office 2021 oder 2024 enthalten in der Regel kein Copilot.
Kann Claude Excel-Dateien lesen?
Ja, auf zwei Wegen. Das Add-in „Claude for Excel“ arbeitet direkt in Ihrer geöffneten Arbeitsmappe, auch über mehrere Blätter. Es gibt es für die Tarife Pro, Max, Team und Enterprise, in Excel im Web, unter Windows mit Microsoft 365 und auf dem Mac. Excel 2016 und 2019 werden nicht unterstützt, Makros und VBA ebenfalls nicht. Alternativ laden Sie die Datei im Chat hoch und bekommen eine überarbeitete Excel-Datei zurück.
Welche KI ist die beste für Excel?
Das hängt von der Aufgabe ab. Copilot ist am nächsten an Ihrer Datei und passt, wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 nutzt. Claude ist oft stärker bei Analysen und Erklärungen und arbeitet als Add-in ebenfalls direkt in Excel. ChatGPT eignet sich für schnelle Auswertungen hochgeladener Dateien. Viele nutzen zwei Tools nebeneinander.
Wie erstelle ich Formeln mit KI?
Beschreiben Sie, was die Formel tun soll, und nennen Sie Spalten, Startzeile, Sprachversion von Excel und ein Beispiel für das gewünschte Ergebnis. Je genauer die Beschreibung Ihrer Tabelle, desto öfter stimmt die Formel beim ersten Versuch.
Kann KI Pivot-Tabellen und Diagramme erstellen?
Ja. Copilot und das Claude-Add-in legen Pivot-Tabellen und Diagramme direkt in Ihrer Datei an. ChatGPT erstellt Diagramme aus hochgeladenen Daten oder beschreibt die Schritte, mit denen Sie die Pivot-Tabelle selbst bauen.
Kann KI Kontoauszüge in eine Excel-Tabelle übertragen?
Ja. Laden Sie den Auszug als PDF oder CSV in Claude oder ChatGPT hoch und lassen Sie Datum, Betrag, Gegenpartei und Verwendungszweck als Tabelle ausgeben. Prüfen Sie Summen und einige Buchungen stichprobenartig und klären Sie vorher, ob Sie diese Daten in das Tool geben dürfen.
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