KI-Hilfe › Dokumente und PDFs
Dokumente und PDFs mit KI zusammenfassen und auswerten
Lange Verträge · Berichte · Scans · Protokolle
„Fasse das zusammen” ist die schwächste Frage, die man einem Dokument stellen kann. Hier steht, woran es bei PDFs wirklich scheitert, welche Fragen stattdessen etwas bringen und wie Sie das Ergebnis prüfen, ohne alles selbst zu lesen.
wirkt.ai ist unabhängig und verkauft keine Lizenzen. 1:1 an Ihrem eigenen Dokument, ab 120 € pro Stunde inkl. MwSt.
Ein gescanntes PDF ohne Textebene ist für die KI leer, auch wenn Sie den Text sehen. Markieren und kopieren verrät es in Sekunden.
Ohne die Vorgabe, je Aussage die Fundstelle zu nennen, lässt sich keine Antwort nachprüfen, und genau darum geht es bei Dokumenten.
Eine Stunde an Ihrem eigenen Dokument. Sie machen jeden Schritt selbst, der Experte sitzt virtuell daneben.
Dokumenten-Triage
Woran es bei welchem Dokument scheitert
Wenn eine Auswertung schiefgeht, liegt es fast nie am Modell. Es liegt an der Datei oder an der Frage.
| Das Dokument | Woran es scheitert | Was stattdessen funktioniert |
|---|---|---|
| Die Datei selbst | ||
| Gescanntes PDFeingescannter Brief, alte Akte | Keine Textebene. Für die KI ist die Seite leer, sie antwortet aus Allgemeinwissen weiter. | Prüfen, ob sich Text markieren lässt. Wenn nicht, vorher in Text umwandeln oder die relevante Stelle abtippen. |
| Sehr langes PDF300 Seiten, Handbuch, Gutachten | Datei zu groß oder die Mitte fällt hinten herunter. Die Antwort klingt trotzdem vollständig. | In zwei Durchgängen: erst das Inhaltsverzeichnis auswerten lassen, dann gezielt die genannten Abschnitte hochladen. |
| Tabelle als PDFExcel-Export, Preisliste, Anlage | Spalten verrutschen beim Einlesen, Zahlen landen in der falschen Zeile. | Wenn möglich die Originaldatei nehmen statt des PDFs. Sonst den Ausschnitt als Text einfügen, eine Kopfzeile, keine verbundenen Zellen. |
| Die Frage | ||
| Langer VertragRahmenvertrag, AGB, Anlage | „Fasse zusammen” liefert eine Inhaltsangabe, die nichts entscheidet. | Nach dem fragen, worauf es ankommt: Fristen, Kündigung, Haftung, Abweichungen von Ihrer Vorlage. Immer mit Fundstelle. |
| Meeting-MitschriftTranskript, Protokollnotizen | Ohne Formvorgabe entsteht eine Nacherzählung des Gesprächsverlaufs. | Die Form vorgeben: Entscheidungen, offene Punkte, wer macht was bis wann. Alles andere weglassen lassen. |
| Mehrere DokumenteAngebote, Berichte, Fassungen | Die Antwort vermischt, was aus welcher Datei stammt. | In der Frage sagen, dass verglichen werden soll, und verlangen, dass je Aussage die Datei genannt wird. |
Zu Verträgen: Was die KI findet, sind Stellen, auf die Sie schauen sollten. Das ist ein Hinweis und keine Prüfung. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrem Anwalt beziehungsweise Ihrer Kanzlei. Fälle aus dem Kanzleialltag: KI für Steuerberater und Kanzleien.
Statt „fasse zusammen”
Vier Fragen, die aus einem Dokument etwas machen
Dieselbe Datei, vier verschiedene Aufträge. Jeder davon liefert etwas, mit dem Sie weiterarbeiten können.
Finden
Die Nadel
Bringt Sie in zwei Minuten an die Stelle, statt das Dokument zu lesen.
Vergleichen
Der Abgleich
Die Arbeit, für die man sonst zwei Fenster nebeneinander legt.
Strukturieren
Die Form
Aus der Mitschrift wird etwas, das man weiterschicken kann.
Prüfen
Die Gegenprobe
Die Frage, die erfundene Stellen sichtbar macht, bevor Sie sie weitergeben.
Allen vieren gemeinsam: Sie verlangen eine Fundstelle. Das ist der Unterschied zwischen einer Antwort, die man glauben muss, und einer, die man nachschlagen kann.
Werkzeugwahl
Welches Tool wofür
Für Dokumente unterscheiden sich die Tools weniger im Können als darin, wo die Datei liegt und wie viel auf einmal hineinpasst.
Claude
Nimmt sehr lange Dokumente am Stück und bleibt eng am Ausgangstext. Mit einem Projekt liegen Vertrag, Vorlage und Anweisung zusammen.
Gut für: lange Verträge, Dokumentation, Textanalyse
ChatGPT
Stark, wenn aus dem Dokument noch etwas werden soll: Tabelle, Entwurf, Folien. Mit einem Projekt gilt dieselbe Vorgabe für jeden neuen Chat.
Gut für: auswerten und direkt weiterverarbeiten
Microsoft Copilot
Der kurze Weg, wenn die Datei ohnehin in SharePoint, Teams oder Outlook liegt. Laut Microsoft gelten dabei die bestehenden Berechtigungen weiter.
Gut für: Dateien, die schon in Microsoft 365 liegen
Mehr zu Projekten und langen Dokumenten in Claude: Hilfe bei Claude.
An Ihrem eigenen Dokument
Eine Stunde mit einem KI-Experten. Sie bringen die Datei mit, an der Sie gerade sitzen.
Für Sie
Ein Dokument, ein Ergebnis
Vertrag, Bericht oder Mitschrift: Sie laden die Datei selbst hoch, formulieren die Frage und prüfen die Antwort gegen den Text. Danach wissen Sie, welchen Fragen Sie trauen können.
Fürs Team
Vorlagen, die alle nutzen
Aus den Fragen, die bei Ihnen funktionieren, wird eine Vorlage für die Kanzlei oder das Büro. Jede Person bucht ihre eigene Session zu ihrem eigenen Dokument.
So funktioniert der wirkt.ai Helpdesk
Session buchen
Sie schildern Ihr Anliegen und wählen das Tool, mit dem Sie arbeiten. Über Ihren Arbeitgeber oder direkt per Kreditkarte. Ein Experte für genau dieses Tool bestätigt am selben Werktag, den Termin wählen Sie selbst.
So läuft das im Detail →Erklärt, zeigt, lässt machen
30, 60 oder 120 Minuten. Erst wird das Ziel der Session gemeinsam festgelegt, dann wird an Ihrer echten Aufgabe gearbeitet. Ihr Fall, Ihre Tastatur, der Experte sitzt virtuell daneben.
So läuft das im Detail →Wissen bleibt
Am Ende halten Sie Ergebnis und nächste Schritte gemeinsam fest. Wenn Sie der Transkription zugestimmt haben, kommt am Abend die Zusammenfassung per Mail, mit Link zur ausführlichen Fassung inklusive Learnings und Tipps.
So läuft das im Detail →Session buchen — Schritt 1
Ohne Account, ohne Installation. Sie beschreiben, woran Sie hängen, den Rest übernimmt der Helpdesk.
Ihr Anliegen
Ein paar Sätze genügen, in Ihren Worten. Dazu das Tool, mit dem Sie arbeiten, oder die Option „Bitte beraten“, wenn Sie selbst noch nicht wissen, welches das richtige ist. Session-Sprache Deutsch oder Englisch.
Dauer und Expertenstufe
Aus Ihrem Anliegen schlägt das System eine passende Expertenstufe und Dauer vor, mit Preis. Beides können Sie im letzten Schritt ändern, wenn Sie es anders einschätzen. Die Dauer entscheidet über die Art der Session:
- 30 Minuten — einordnen. Eine konkrete Frage klären, den richtigen Weg finden.
- 60 Minuten — lernen. Lösungswege durchgehen und an einer vereinfachten Version üben.
- 120 Minuten — umsetzen. Ein echter Fall auf Ihrer Tastatur, der Experte sitzt daneben.
Transkription
Im letzten Schritt setzen Sie ein Häkchen, wenn Sie im Anschluss eine Zusammenfassung per Mail bekommen möchten, und stimmen damit der Transkription zu. Die Entscheidung lässt sich zu Beginn der Session noch ändern, in beide Richtungen.
Wer bezahlt
Nutzt Ihr Arbeitgeber wirkt.ai, wird das an Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse automatisch erkannt. Sie zahlen nichts selbst, je nach Firmenkonfiguration gibt Ihre Führungskraft die Buchung frei.
Oder direkt per Kreditkarte
Ohne Firmenkonto buchen Sie auf eigene Rechnung, ab 120 € pro Stunde inkl. MwSt. je nach Seniorität des Experten. Bezahlt wird am Ende der Buchung per Kreditkarte oder Apple Pay, einmalig, ohne Abo und ohne Mindestabnahme.
Die Rechnung kommt direkt per Mail und weist die Session als individuelle Weiterbildung aus, mit Thema, Dauer und Datum. Damit können Sie sie bei Ihrem Arbeitgeber aus dem Weiterbildungsbudget erstatten lassen oder steuerlich geltend machen.
Dann geht es schnell
Ein Experte für genau Ihr Tool bestätigt am selben Werktag. Sie bekommen eine Mail mit dem Link zur Terminauswahl und wählen selbst einen Slot, meist am Folgetag. Der Teams-Link kommt mit der Terminbestätigung.
Die Session — Schritt 2
Kein Vortrag, kein Beispiel aus dem Lehrbuch. Gearbeitet wird an der Aufgabe, an der Sie gerade hängen.
Zu Beginn: das Ziel
Der Experte hat Ihr Anliegen vorliegen und dazu einen vorbereiteten Zielvorschlag. Der ist ausdrücklich ein Vorschlag: Die ersten Minuten gehören der Frage, was am Ende der Session herauskommen soll. Erst wenn das steht, wird gearbeitet.
Aufnahme nur mit Ihrer Zustimmung
Haben Sie beim Buchen zugestimmt, startet der Experte die Transkription zu Beginn. War die Frage offen, klärt er sie mündlich. Ohne Zustimmung wird nicht aufgezeichnet, dann dokumentiert der Experte von Hand mit.
Der Hauptteil
Der Experte erklärt, Sie machen. Die Hände bleiben auf Ihrer Tastatur, in Ihrer Umgebung, an Ihren Daten. Das ist der Unterschied zwischen einer gelösten Aufgabe und einer Fähigkeit, die Sie behalten.
Am Ende: gemeinsamer Abschluss
Die letzten Minuten sind fest eingeplant. Sie fassen den aktuellen Stand und besonders die nächsten Schritte in eigenen Worten zusammen, der Experte dokumentiert. Dazu Ihre ehrliche Einschätzung, ob das Ziel erreicht wurde, ganz, teilweise oder nicht.
Was in der Session nicht passiert
Keine Umsetzung im Auftrag, keine Rechts- oder Compliance-Beratung, keine Strategieberatung. Wenn ein Thema zu groß für eine Session ist, sagt der Experte das, schlägt den nächsten Schritt vor und fokussiert die Session darauf, statt anzufangen und Sie mit einem halben Ergebnis zurückzulassen.
Wissen bleibt — Schritt 3
Das Problem ist gelöst, und der Weg dahin sitzt, weil er an Ihrer eigenen Aufgabe entstanden ist.
Die Zusammenfassung
Am Abend der Session entsteht aus Transkript, abgestimmtem Ziel und dem gemeinsam festgehaltenen Ergebnis eine Zusammenfassung. Sie kommt per Mail, in der Sprache, in der die Session stattgefunden hat.
Über einen Link in der Mail öffnen Sie die ausführliche Fassung: der Lösungsweg im Detail, die Learnings aus der Session und Tipps, wie Sie damit weiterarbeiten. Dort können Sie sie auch als PDF herunterladen. Das ist der Teil, den Sie in vier Wochen wieder aufschlagen. Ohne Zustimmung zur Transkription entsteht keine automatische Zusammenfassung.
Kurze Rückmeldung
Getrennt davon bekommen Sie eine kurze Bewertungsanfrage. Eine Zahl genügt, ein Kommentar ist freiwillig. Beides fließt in unsere Qualitätssicherung ein.
Wenn noch etwas offen ist
Bleibt nach der Session etwas offen, schlägt der Experte eine Folgesession vor, mit Begründung und passender Dauer. Sie entscheiden, ob Sie sie buchen. Der Vorteil: Derselbe Experte macht weiter und hat den Stand der ersten Session vor sich. Sie können aber auch jederzeit selbst eine neue Session buchen, der Link steht in jeder Mail. Jede Session wird einzeln gebucht und einzeln bezahlt.
Wer was zu sehen bekommt
- Sie bekommen die Zusammenfassung Ihrer eigenen Session.
- Ihr Arbeitgeber sieht, dass gebucht wurde, mit Dauer, Expertenstufe und Kosten. Nicht den Inhalt der Session.
- Der Experte hat sieben Tage Zugriff auf Notizen und Ergebnis, danach nicht einmal mehr lesend. Bei einer Folgesession bekommt er den Stand der vorherigen Session wieder.
Ab 120 € pro Stunde inkl. MwSt., kein Abo. Wer zahlt →
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Mehr erfahren →Häufige Fragen zu KI-Zusammenfassungen
Welche KI fasst PDFs am besten zusammen?
Weniger eine Frage des Tools als der Datei und der Frage. Für sehr lange Dokumente am Stück sind Claude und ChatGPT stark, in Microsoft 365 ist Copilot der kurze Weg, weil die Datei schon dort liegt. Entscheidend ist, dass das PDF eine Textebene hat und dass Sie nach einer Fundstelle fragen.
Mein PDF ist zu groß, was tun?
Nicht das ganze Dokument hochladen, sondern den Teil, um den es geht: das Kapitel, die Anlage, die Seiten. Wenn das ganze Dokument gebraucht wird, hilft es, in zwei Durchgängen zu arbeiten, erst das Inhaltsverzeichnis auswerten, dann gezielt die genannten Abschnitte.
Kann KI einen Vertrag prüfen?
Sie kann Stellen finden, auf die Sie schauen sollten: Fristen, Kündigungsregeln, Haftung, Abweichungen von einer Vorlage. Das ist ein Hinweis, keine Prüfung. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrem Anwalt beziehungsweise Ihrer Kanzlei.
Kann KI einen Scan auswerten?
Nur, wenn der Scan eine Textebene hat. Ein reines Bild-PDF ist für die KI leer, auch wenn Sie den Text sehen. Prüfen lässt sich das in Sekunden: Lässt sich der Text im PDF markieren und kopieren, ist eine Textebene da.
Wie fasse ich ein Meeting oder Protokoll zusammen?
Aus der Mitschrift wird eine brauchbare Zusammenfassung, wenn Sie die Form vorgeben: Entscheidungen, offene Punkte, wer macht was bis wann. Ohne diese Vorgabe bekommen Sie eine Nacherzählung des Gesprächsverlaufs.
Kann ich mehrere PDFs auf einmal auswerten?
Ja, und genau dort lohnt es sich am meisten. Wichtig ist, dass Sie in der Frage sagen, dass die Dateien verglichen werden sollen, und dass die Antwort je Fundstelle die Datei nennt. Sonst vermischt sich, was aus welchem Dokument stammt.
Dürfen Verträge und Mandantenunterlagen in ein KI-Tool?
Was in Ihrem Haus freigegeben ist, legt Ihr Unternehmen fest. Was die Anbieter je Lizenz beim Datenschutz zusagen und wie Sie Namen und Kennungen vorher durch Platzhalter ersetzen, steht unter KI DSGVO-konform nutzen.
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