KI-Hilfe › Buchhaltung und Controlling
KI in Buchhaltung, Rechnungswesen und Controlling
Daten abgleichen · Belege · Abweichungen · Reporting
KI gleicht Listen ab, liest Belege aus und kommentiert Abweichungen in Sekunden. Wie viel sie Ihnen wirklich abnimmt, hängt vom Vorgehen ab. Mit der richtigen Hilfe holen Sie deutlich mehr heraus: verlässliche Ergebnisse, fertige Rückfragen, Prüfsummen inklusive. Vier Beispiele zum Ausprobieren.
Alle Beispiele sind erfunden. Ab 120 € pro Stunde inkl. MwSt. wirkt.ai ist unabhängig und verkauft keine Software. Wir zeigen den Umgang mit den Werkzeugen und beraten nicht steuerlich oder rechtlich.
Vier Beispiele
So holen Sie mehr aus KI heraus
Links die Ausgangsdaten, rechts das erste Ergebnis der KI: schnell und fast richtig, aber mit einer Schwachstelle. Finden Sie sie. Danach sehen Sie, wie Sie mit dem richtigen Prompt ein verlässliches und deutlich besseres Ergebnis bekommen.
Übung 1 · Daten abgleichen
Zwei Listen mit KI abgleichen: offen, bezahlt oder doppelt?
Die KI soll die offenen Rechnungen mit den Zahlungen vom Kontoauszug vergleichen, zum Beispiel in Excel mit Copilot, ChatGPT oder Claude.
Ausgangsdaten: zwei Listen
| Rechnung | Kunde | Betrag |
|---|---|---|
| RE-0417 | Bürotechnik Weber GmbH | 1.487,50 |
| RE-0422 | Weber Bürotechnik GmbH | 892,00 |
| RE-0431 | Lange und Co. | 2.300,00 |
| Datum | Verwendungszweck | Zahlung |
|---|---|---|
| 12.09. | Weber, RE-0417 RE-0422 | 2.355,88 |
| 20.09. | RE-0431 | 2.300,00 |
Erstes Ergebnis der KI: Wo steckt die Schwachstelle?
Die Schwachstelle: der Rest von 23,62 € fehlt
Die beiden Weber-Rechnungen ergeben zusammen 2.379,50 €, gezahlt wurden 2.355,88 €. Die KI meldet trotzdem „ausgeglichen“. Nebenbei: „Bürotechnik Weber GmbH“ und „Weber Bürotechnik GmbH“ sind sehr wahrscheinlich derselbe Kunde, zweimal angelegt.
Prüfregel: Jede Zahlung muss auf 0,00 € aufgehen. Differenzen einzeln ausweisen statt wegrunden, und Zuordnungen nur über die Rechnungsnummer, nie über ähnliche Namen oder ähnliche Beträge.
So holen Sie mehr heraus: Prompt zum Kopieren
Vergleiche die Liste der Rechnungen mit der Liste der Zahlungen. Ordne nur zu, wenn die Rechnungsnummer im Verwendungszweck steht. Rate nie über ähnliche Namen oder ähnliche Beträge. Gib eine Tabelle aus mit: Rechnung, Betrag, Zahlung, Differenz, Status. Jede Differenz ungleich 0,00 € führst du einzeln auf. Markiere Unklares mit [prüfen] und nenne am Ende Namen, die derselbe Kunde sein könnten.
Ergebnis mit diesem Prompt
- RE-0431: Differenz 0,00 €, ausgeglichen
- RE-0417 und RE-0422: zusammen gezahlt, Differenz 23,62 €, einzeln ausgewiesen
- [prüfen]: Bürotechnik Weber GmbH und Weber Bürotechnik GmbH, möglicher Doppeleintrag
Derselbe Abgleich direkt in der Tabelle, Schritt für Schritt: KI in Excel
Übung 2 · Belege erfassen
KI in der Buchhaltung: Rechnung auslesen
Die KI soll die Rechnung eines Lieferanten auslesen, damit Sie sie erfassen können.
Ausgangsdaten: die Rechnung
Rechnung Nr. 2026-0417
Rechnungsdatum: 03.09.2026
Wartung Kopiersysteme Q3
Netto: 1.250,00 €
USt 19 %: 237,50 €
Brutto: 1.487,50 €
Erstes Ergebnis der KI: Wo steckt die Schwachstelle?
Die Schwachstelle: Tag und Monat vertauscht
Die KI hat das Datum im amerikanischen Format gelesen, aus dem 3. September wurde der 9. März. Solche Stellen fallen beim Überfliegen kaum auf, landen aber in der falschen Periode.
Prüfregel: Datumsfelder immer im Format TT.MM.JJJJ verlangen und gegen den Beleg abgleichen. Und die KI selbst rechnen lassen, ob Netto plus Steuer das Brutto ergibt.
So holen Sie mehr heraus: Prompt zum Kopieren
Lies diese Rechnung aus und gib mir eine Tabelle mit: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum (Format TT.MM.JJJJ), Leistung, Netto, Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto. Prüfe danach, ob Netto plus Steuerbetrag das Brutto ergibt. Markiere alles, was du nicht eindeutig lesen kannst, mit [prüfen].
Ergebnis mit diesem Prompt
- Rechnungsdatum 03.09.2026, richtig gelesen
- Rechenprobe: 1.250,00 € + 237,50 € = 1.487,50 €, stimmt
- Leistung: Wartung Kopiersysteme, Q3 2026
- Nichts unleserlich, keine Markierung [prüfen] nötig
Viele Belege jeden Monat? Das lässt sich als wiederkehrender Ablauf aufsetzen: KI-Agenten und Automatisierung
Übung 3 · Abweichungsanalyse
KI im Controlling: Plan-Ist-Abweichungen kommentieren
Die KI soll für die Geschäftsführung die Abweichungen je Kostenstelle kommentieren.
Ausgangsdaten: Plan und Ist, Q3
| Kostenstelle | Plan | Ist | Abw. |
|---|---|---|---|
| Marketing | 40.000 | 46.000 | +15 % |
| IT | 55.000 | 52.800 | −4 % |
| Personal | 210.000 | 214.200 | +2 % |
Erstes Ergebnis der KI: Wo steckt die Schwachstelle?
Die Schwachstelle: eine Ursache, die nirgends steht
Die Zahlen stimmen alle. Aber von Messekosten steht in den Daten nichts. Die KI füllt Lücken gern mit plausiblen Erklärungen, und genau die landen dann im Bericht an die Geschäftsführung.
Prüfregel: Die KI darf rechnen und beschreiben, Ursachen nennt sie nur, wenn sie in den Daten stehen. Sonst lässt sie eine Lücke, die Sie mit dem Fachbereich klären.
So holen Sie mehr heraus: Prompt zum Kopieren
Kommentiere die Plan-Ist-Abweichungen je Kostenstelle für die Geschäftsführung, je zwei Sätze, mit Prozent und Euro. Nenne Ursachen nur, wenn sie in den Daten stehen. Sonst schreibe [Ursache offen: beim Fachbereich klären].
Ergebnis mit diesem Prompt
- Marketing +15 % (+6.000 €), Ursache offen: beim Fachbereich klären
- IT −4 % (−2.200 €), Personal +2 % (+4.200 €)
- Dazu ein fertiger Entwurf der Rückfrage an das Marketing, mit Zahl und Frist
Übung 4 · Reporting
Reporting mit KI: Management-Kommentar zum Quartal
Die KI soll aus den Quartalszahlen drei Kernaussagen für den Management-Report schreiben.
Ausgangsdaten: Q3 im Vergleich
| Kennzahl | Q3 2026 | Q3 2025 |
|---|---|---|
| Umsatz | 1.420.000 | 1.340.000 |
| EBIT | 106.500 | 93.800 |
| Liquide Mittel | 2.100.000 | 1.950.000 |
Erstes Ergebnis der KI: Wo steckt die Schwachstelle?
Die Schwachstelle: falsch gerechnet
Von 1.340.000 auf 1.420.000 € sind es knapp 6 %, nicht 8 %. Sprachmodelle rechnen im Fließtext unzuverlässig, gerade bei Prozenten.
Prüfregel: Zahlen nicht im Text ausrechnen lassen, sondern in Excel mit Formeln oder mit eingeschalteter Code-Ausführung, und den Rechenweg anzeigen lassen.
So holen Sie mehr heraus: Prompt zum Kopieren
Berechne die Veränderungen zum Vorjahr in Prozent und zeige für jede Zahl den Rechenweg. Schreibe danach drei Kernaussagen für den Management-Report, jeweils ein Satz, nur mit den berechneten Werten.
Ergebnis mit diesem Prompt
- Umsatz +6,0 % auf 1,42 Mio. € (1.420.000 / 1.340.000 − 1)
- EBIT +13,5 % auf 106.500 €, Marge steigt von 7,0 % auf 7,5 %
- Liquide Mittel +7,7 % auf 2,1 Mio. €, jede Zahl mit Rechenweg
Auswertungen direkt in der Tabelle: KI in Excel
4 von 4
Schwachstellen gefunden.
Mit dem richtigen Vorgehen wird aus einem schnellen Ergebnis ein verlässliches, und oft kommt mehr heraus, als man erwartet. In einer Session richten Sie das 1:1 für Ihre eigenen Belege, Auszüge und Reports ein.
KI-Experten buchenEinordnung
Wo KI im Rechnungswesen am meisten bringt
Keine Liste von Softwareprodukten, sondern eine Einordnung nach Aufgaben, für ChatGPT, Claude und Copilot.
Gut geeignet
spart sofort Zeit
- Abweichungen kommentieren und Reports zusammenfassen
- Rückfragen an Fachbereiche formulieren
- Excel-Formeln bauen und erklären
- Entwürfe für Forecast- und Budgetkommentare
Mit Prüfung
nur mit festen Prüfregeln
- Belege und Rechnungen auslesen
- Listen abgleichen, Zahlungen zuordnen, Dubletten finden
- Kennzahlen berechnen, mit Rechenweg
Bleibt bei Ihnen
Entscheidung und Verantwortung
- Buchen ohne Kontrolle
- fachliche und steuerliche Beurteilung, dazu fragen Sie Ihren Steuerberater
- Freigaben und Zahlungen
Mit Kunden- oder Lieferantendaten arbeiten? Was die Anbieter je Lizenz zusagen und wie Sie anonymisieren: KI datenschutzbewusst nutzen
Ihre Kanzlei hat Sie hierher geschickt?
Dann bringen Sie Ihre eigenen Belege, Auszüge oder Reports mit. Ein Experte zeigt Ihnen 1:1, wie Sie KI dafür nutzen und die Ergebnisse prüfen, bevor etwas an die Kanzlei geht.
Sie sind Steuerberater?
Wie Kanzleien KI für Finanzamtspost, Bescheide und Mandantenbriefe nutzen, und wie Sie Ihren Mandanten diese Seite empfehlen:
So funktioniert der wirkt.ai Helpdesk
Session buchen
Sie schildern Ihr Anliegen und wählen das Tool, mit dem Sie arbeiten. Über Ihren Arbeitgeber oder direkt per Kreditkarte. Ein Experte für genau dieses Tool bestätigt am selben Werktag, den Termin wählen Sie selbst.
So läuft das im Detail →Erklärt, zeigt, lässt machen
30, 60 oder 120 Minuten. Erst wird das Ziel der Session gemeinsam festgelegt, dann wird an Ihrer echten Aufgabe gearbeitet. Ihr Fall, Ihre Tastatur, der Experte sitzt virtuell daneben.
So läuft das im Detail →Wissen bleibt
Am Ende halten Sie Ergebnis und nächste Schritte gemeinsam fest. Wenn Sie der Transkription zugestimmt haben, kommt am Abend die Zusammenfassung per Mail, mit Link zur ausführlichen Fassung inklusive Learnings und Tipps.
So läuft das im Detail →Session buchen — Schritt 1
Ohne Account, ohne Installation. Sie beschreiben, woran Sie hängen, den Rest übernimmt der Helpdesk.
Ihr Anliegen
Ein paar Sätze genügen, in Ihren Worten. Dazu das Tool, mit dem Sie arbeiten, oder die Option „Bitte beraten“, wenn Sie selbst noch nicht wissen, welches das richtige ist. Session-Sprache Deutsch oder Englisch.
Dauer und Expertenstufe
Aus Ihrem Anliegen schlägt das System eine passende Expertenstufe und Dauer vor, mit Preis. Beides können Sie im letzten Schritt ändern, wenn Sie es anders einschätzen. Die Dauer entscheidet über die Art der Session:
- 30 Minuten — einordnen. Eine konkrete Frage klären, den richtigen Weg finden.
- 60 Minuten — lernen. Lösungswege durchgehen und an einer vereinfachten Version üben.
- 120 Minuten — umsetzen. Ein echter Fall auf Ihrer Tastatur, der Experte sitzt daneben.
Transkription
Im letzten Schritt setzen Sie ein Häkchen, wenn Sie im Anschluss eine Zusammenfassung per Mail bekommen möchten, und stimmen damit der Transkription zu. Die Entscheidung lässt sich zu Beginn der Session noch ändern, in beide Richtungen.
Wer bezahlt
Nutzt Ihr Arbeitgeber wirkt.ai, wird das an Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse automatisch erkannt. Sie zahlen nichts selbst, je nach Firmenkonfiguration gibt Ihre Führungskraft die Buchung frei.
Oder direkt per Kreditkarte
Ohne Firmenkonto buchen Sie auf eigene Rechnung, ab 120 € pro Stunde inkl. MwSt. je nach Seniorität des Experten. Bezahlt wird am Ende der Buchung per Kreditkarte oder Apple Pay, einmalig, ohne Abo und ohne Mindestabnahme.
Die Rechnung kommt direkt per Mail und weist die Session als individuelle Weiterbildung aus, mit Thema, Dauer und Datum. Damit können Sie sie bei Ihrem Arbeitgeber aus dem Weiterbildungsbudget erstatten lassen oder steuerlich geltend machen.
Dann geht es schnell
Ein Experte für genau Ihr Tool bestätigt am selben Werktag. Sie bekommen eine Mail mit dem Link zur Terminauswahl und wählen selbst einen Slot, meist am Folgetag. Der Teams-Link kommt mit der Terminbestätigung.
Die Session — Schritt 2
Kein Vortrag, kein Beispiel aus dem Lehrbuch. Gearbeitet wird an der Aufgabe, an der Sie gerade hängen.
Zu Beginn: das Ziel
Der Experte hat Ihr Anliegen vorliegen und dazu einen vorbereiteten Zielvorschlag. Der ist ausdrücklich ein Vorschlag: Die ersten Minuten gehören der Frage, was am Ende der Session herauskommen soll. Erst wenn das steht, wird gearbeitet.
Aufnahme nur mit Ihrer Zustimmung
Haben Sie beim Buchen zugestimmt, startet der Experte die Transkription zu Beginn. War die Frage offen, klärt er sie mündlich. Ohne Zustimmung wird nicht aufgezeichnet, dann dokumentiert der Experte von Hand mit.
Der Hauptteil
Der Experte erklärt, Sie machen. Die Hände bleiben auf Ihrer Tastatur, in Ihrer Umgebung, an Ihren Daten. Das ist der Unterschied zwischen einer gelösten Aufgabe und einer Fähigkeit, die Sie behalten.
Am Ende: gemeinsamer Abschluss
Die letzten Minuten sind fest eingeplant. Sie fassen den aktuellen Stand und besonders die nächsten Schritte in eigenen Worten zusammen, der Experte dokumentiert. Dazu Ihre ehrliche Einschätzung, ob das Ziel erreicht wurde, ganz, teilweise oder nicht.
Was in der Session nicht passiert
Keine Umsetzung im Auftrag, keine Rechts- oder Compliance-Beratung, keine Strategieberatung. Wenn ein Thema zu groß für eine Session ist, sagt der Experte das, schlägt den nächsten Schritt vor und fokussiert die Session darauf, statt anzufangen und Sie mit einem halben Ergebnis zurückzulassen.
Wissen bleibt — Schritt 3
Das Problem ist gelöst, und der Weg dahin sitzt, weil er an Ihrer eigenen Aufgabe entstanden ist.
Die Zusammenfassung
Am Abend der Session entsteht aus Transkript, abgestimmtem Ziel und dem gemeinsam festgehaltenen Ergebnis eine Zusammenfassung. Sie kommt per Mail, in der Sprache, in der die Session stattgefunden hat.
Über einen Link in der Mail öffnen Sie die ausführliche Fassung: der Lösungsweg im Detail, die Learnings aus der Session und Tipps, wie Sie damit weiterarbeiten. Dort können Sie sie auch als PDF herunterladen. Das ist der Teil, den Sie in vier Wochen wieder aufschlagen. Ohne Zustimmung zur Transkription entsteht keine automatische Zusammenfassung.
Kurze Rückmeldung
Getrennt davon bekommen Sie eine kurze Bewertungsanfrage. Eine Zahl genügt, ein Kommentar ist freiwillig. Beides fließt in unsere Qualitätssicherung ein.
Wenn noch etwas offen ist
Bleibt nach der Session etwas offen, schlägt der Experte eine Folgesession vor, mit Begründung und passender Dauer. Sie entscheiden, ob Sie sie buchen. Der Vorteil: Derselbe Experte macht weiter und hat den Stand der ersten Session vor sich. Sie können aber auch jederzeit selbst eine neue Session buchen, der Link steht in jeder Mail. Jede Session wird einzeln gebucht und einzeln bezahlt.
Wer was zu sehen bekommt
- Sie bekommen die Zusammenfassung Ihrer eigenen Session.
- Ihr Arbeitgeber sieht, dass gebucht wurde, mit Dauer, Expertenstufe und Kosten. Nicht den Inhalt der Session.
- Der Experte hat sieben Tage Zugriff auf Notizen und Ergebnis, danach nicht einmal mehr lesend. Bei einer Folgesession bekommt er den Stand der vorherigen Session wieder.
Ab 120 € pro Stunde inkl. MwSt., kein Abo. Wer zahlt →
Häufige Fragen zu KI in Buchhaltung und Controlling
Kann KI Belege und Rechnungen erfassen?
Ja, ChatGPT, Claude und Copilot können Rechnungen auslesen und als Tabelle ausgeben: Lieferant, Nummer, Datum, Netto, Steuer, Brutto. Fehler passieren vor allem bei Datumsformaten und schlecht lesbaren Scans. Lassen Sie Datumsfelder im Format TT.MM.JJJJ ausgeben, Unklares mit [prüfen] markieren und Netto plus Steuer gegen das Brutto rechnen.
Kann ChatGPT oder Copilot Kontoauszüge auswerten?
Ja, etwa Zahlungseingänge summieren und offenen Rechnungen zuordnen. Zuverlässig ist das nur, wenn die Rechnungsnummer im Verwendungszweck steht. Zahlungen ohne eindeutigen Verwendungszweck sollte die KI als offen markieren statt eine Zuordnung zu raten.
Kann KI zwei Listen abgleichen und Dubletten finden?
Ja. Rechnungen gegen Zahlungen, Stammdaten gegen Stammdaten, Export A gegen Export B: KI findet Abweichungen, doppelte Einträge und uneinheitliche Schreibweisen, in Excel auch mit Microsoft Copilot. Zwei Regeln helfen: jede Differenz einzeln ausweisen statt wegrunden, und nur über eindeutige Nummern zuordnen, nicht über ähnliche Namen.
Wie hilft KI im Controlling? Gibt es Beispiele?
Typische Beispiele sind Plan-Ist-Abweichungen kommentieren, Management-Reports zusammenfassen, Rückfragen an Fachbereiche formulieren und Excel-Formeln bauen. Wichtig: Ursachen für Abweichungen nennt die KI nur, wenn sie in den Daten stehen, sonst erfindet sie plausible Erklärungen.
Kann KI Rechnungen prüfen?
KI kann rechnerisch prüfen, ob Netto, Steuer und Brutto zusammenpassen, und Angaben mit einer Bestellung oder einem Vertrag abgleichen. Die fachliche Prüfung und die Freigabe bleiben bei Ihnen.
Welche KI-Tools eignen sich für die Buchhaltung?
Für Auswertungen, Kommentare und Formeln eignen sich allgemeine Tools wie ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot, je nachdem, was Ihr Unternehmen nutzt. Viele Buchhaltungsprogramme haben zusätzlich eigene KI-Funktionen. In einer Session klären Sie, was mit Ihrem Werkzeug geht.
Kann KI beim Monatsabschluss und im Reporting helfen?
Ja, vor allem beim Kommentieren und Zusammenfassen: Abweichungen erklären, Kernaussagen für den Management-Report formulieren, Rückfragen vorbereiten. Kennzahlen sollte die KI mit Formeln oder Code-Ausführung berechnen und den Rechenweg zeigen, nicht im Fließtext.
Darf ich Buchhaltungsdaten in ChatGPT oder Copilot eingeben?
Das hängt vom Tool, von der Lizenz und von den Regeln in Ihrem Unternehmen ab. Was die Anbieter je Lizenz zum Umgang mit Ihren Daten zusagen und wie Sie Daten vorher anonymisieren: KI datenschutzbewusst nutzen.
Hilft KI bei Budgetplanung und Forecast?
KI kann Szenarien in Excel aufbauen, Annahmen strukturieren und Forecast-Kommentare entwerfen. Die Annahmen selbst setzen Sie. Lassen Sie jede Zahl mit Rechenweg ausgeben, damit Sie sie nachvollziehen können.
Weitergeben
Sitzt im Team noch jemand an denselben Auswertungen?
Leiten Sie die vier Beispiele per E-Mail weiter.
Per E-Mail weiterleiten →Ihr Arbeitgeber soll zahlen?
Viele Arbeitgeber erstatten Sessions aus dem Weiterbildungsbudget. Die Mail an Ihre Führungskraft ist vorformuliert.
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Mit Ihren Belegen, Ihren Auszügen, Ihrem Report: Ein KI-Experte zeigt Ihnen 1:1, wie es verlässlich funktioniert.