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Hilfe bei Microsoft Copilot: Outlook, Teams, Word, Lizenz
Copilot fehlt, ist ausgegraut oder schreibt nur Anleitungen?
Klicken Sie unten auf das Bild, das aussieht wie Ihr Bildschirm. Sie sehen die häufigsten Ursachen, was Sie selbst prüfen können und was Ihre IT erledigen muss, samt fertiger Nachricht an die IT.
Stand 29.09.2026, laut Microsoft. wirkt.ai ist unabhängig und nicht mit Microsoft verbunden. Microsoft, Copilot, Outlook, Teams, Word und Excel sind Marken von Microsoft.
Was sehen Sie gerade?
Copilot funktioniert nicht: Wählen Sie Ihr Symptom
Sechs Probleme, die in Unternehmen am häufigsten vorkommen. Ein Klick, und Sie sehen, woran es meistens liegt.
Klicken Sie oben auf ein Bild.
Der Copilot-Knopf fehlt
Häufigste Ursachen: Copilot sitzt an einer anderen Stelle, die Lizenz ist noch nicht angekommen, oder eine Einstellung im Unternehmen blendet Copilot aus.
Das können Sie selbst prüfen
- Unten rechts schauen: In Word, Excel und PowerPoint kann Copilot als schwebender Knopf unten rechts im Dokument erscheinen statt im Menüband. Per Rechtsklick lässt er sich ins Menüband verschieben.
- Lizenz aktualisieren: Datei › Konto › Lizenz aktualisieren, danach alle Office-Apps schließen und neu öffnen.
- Richtiges Konto: Unter Datei › Konto sollte Ihr Firmenkonto angemeldet sein, nicht ein privates.
- Verbundene Erfahrungen: Datei › Konto › Kontodatenschutz › Einstellungen verwalten. Sind die verbundenen Erfahrungen aus, fehlen Copilot-Funktionen.
Das muss Ihre IT prüfen
- Ist mir eine Microsoft 365-Lizenz mit Copilot zugewiesen? Nach einer neuen Zuweisung kann es bis zu 24 Stunden dauern.
- Nutzen wir gerätebasierte Lizenzierung für Microsoft 365 Apps for enterprise? Dann ist Copilot laut Microsoft nicht verfügbar.
- Schränken die Datenschutzeinstellungen für verbundene Erfahrungen Copilot ein?
- Läuft die Aufgabe „Office Feature Updates“ auf meinem Gerät, und ist *.cloud.microsoft im Netzwerk freigegeben?
Copilot schreibt nur eine Anleitung, statt es selbst zu tun
Häufigste Ursache: Copilot hat keinen Zugriff auf Ihre Inhalte. Ohne Zusatzlizenz arbeitet der Copilot Chat mit Webdaten und sieht Ihre Mails, Termine und Dateien nicht. Dann erklärt er, wie es geht, statt es zu tun. Mehr dazu weiter unten: Warum Copilot nur Anleitungen schreibt.
Das können Sie selbst prüfen
- Variante prüfen: Oben im Copilot-Fenster in Word, Excel oder PowerPoint steht, welche Variante Sie haben: Copilot Chat (Basic), Microsoft 365 Copilot (Basic) oder (Premium).
- In der App starten: Fragen Sie Copilot im geöffneten Dokument oder in der geöffneten Mail statt im allgemeinen Chat. Dort arbeitet er mit dem Inhalt vor Ihnen.
- Inhalt mitgeben: Datei anhängen oder Text einfügen, dann hat Copilot etwas, womit er arbeiten kann.
- Auftrag statt Frage: „Fasse diese Mail in drei Punkten zusammen“ statt „Wie fasse ich eine Mail zusammen?“
Das muss Ihre IT prüfen
- Welche Copilot-Variante ist mir zugewiesen: Copilot Chat (Basic), Microsoft 365 Copilot (Basic) oder (Premium)?
- Ist für meine Rolle eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz vorgesehen, damit Copilot mit Mails, Terminen und Dateien arbeiten kann?
Copilot findet meine Datei nicht
Häufigste Ursachen: Die Datei liegt nur lokal, Sie haben keine Zusatzlizenz für die Suche in Arbeitsdaten, oder Copilot kann die Datei aus Berechtigungsgründen nicht sehen. Copilot sieht nur, worauf Sie selbst Zugriff haben.
Das können Sie selbst prüfen
- Speicherort: Datei in OneDrive oder SharePoint speichern, nicht nur auf dem Rechner.
- Direkt mitgeben: Die Datei im Chat anhängen oder auswählen, statt Copilot suchen zu lassen.
- Genau benennen: Dateiname, Ordner oder Absender so genau wie möglich nennen.
- Variante prüfen: Ohne Zusatzlizenz durchsucht der Copilot Chat Ihre Dateien und Mails nicht.
Das muss Ihre IT prüfen
- Habe ich eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz, damit Copilot mit Arbeitsdaten arbeiten kann?
- Habe ich ein OneDrive-Konto, und habe ich Zugriff auf den Speicherort der Datei?
- Liegt mein Postfach in Exchange Online? Copilot unterstützt laut Microsoft keine Gruppenpostfächer.
Kein Copilot im Teams-Meeting
Häufigste Ursache: Es läuft kein Transkript. Copilot arbeitet in Meetings mit dem Transkript, und je nach Einstellung des Organisators nur während des Meetings oder auch danach.
Das können Sie selbst prüfen
- Transkription starten: Im Meeting die Transkription einschalten. Nur dann kann Copilot auch nach dem Meeting noch zusammenfassen.
- Besprechungsoptionen: Als Organisator unter „Copilot zulassen“ wählen, ob Copilot nur während oder auch nach dem Meeting verfügbar ist.
- Nach dem Meeting: Die Zusammenfassung finden Sie im Chat oder im Kalendereintrag des Meetings, sofern ein Transkript lief.
Das muss Ihre IT prüfen
- Ist die Transkription in unserer Teams-Besprechungsrichtlinie erlaubt (Teams Admin Center, Aufzeichnung und Transkription)?
- Habe ich eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz? Für die intelligente Zusammenfassung nach dem Meeting braucht es laut Microsoft Teams Premium oder eine Copilot-Lizenz.
Copilot ist in Excel ausgegraut
Häufigste Ursachen: Die Datei liegt lokal oder im alten Format, sie ist geschützt, oder die Daten sind für Copilot schwer zu lesen.
Das können Sie selbst prüfen
- Speicherort: Datei in OneDrive oder SharePoint speichern und AutoSave einschalten.
- Format: Steht oben „Kompatibilitätsmodus“, unter Datei › Informationen konvertieren und als .xlsx speichern.
- Schutz und Ansicht: Unter Überprüfen einen aktiven Blatt- oder Arbeitsmappenschutz testweise aufheben. Steht oben „Geschützte Ansicht“ oder „Schreibgeschützt“, erst auf Bearbeitung umstellen.
- Daten als Tabelle: Den Bereich über Einfügen › Tabelle formatieren. Zum Gegentest die Datei in Excel im Web öffnen.
Das muss Ihre IT prüfen
- Für Excel im Web: Sind Drittanbieter-Cookies erlaubt? Laut Microsoft braucht Copilot in den Web-Apps sie.
- Ist mir die Copilot-Zusatzlizenz zugewiesen? Die Copilot-Funktionen in Word, Excel und PowerPoint hängen laut Microsoft an dieser Lizenz, und nach einer neuen Zuweisung kann es bis zu 24 Stunden dauern.
Wie Sie danach mit KI in Excel arbeiten: KI in Excel
Copilot fehlt nur im klassischen Outlook
Häufigste Ursachen: die Version oder der Update-Kanal des klassischen Outlook, oder das Konto ist nicht als Exchange-Konto verbunden. Microsoft hat für einzelne Versionen des klassischen Outlook zudem einen bekannten Fehler dokumentiert, bei dem Copilot-Knöpfe fehlen oder ausgegraut sind.
Das können Sie selbst prüfen
- Gegentest: Geht Copilot im neuen Outlook oder in Outlook im Web? Dann liegt es an der Desktop-App, nicht an Ihrer Lizenz.
- Version: Unter Datei › Office-Konto Version, Build und Update-Kanal notieren. Die Angaben braucht die IT.
- Kontotyp: Unter Datei › Kontoeinstellungen sollte Ihr Konto als Exchange verbunden sein, nicht als IMAP oder POP.
- Übergangsweise: Das neue Outlook oder Outlook im Web nutzen, bis das Problem behoben ist.
Das muss Ihre IT prüfen
- Ist meine Outlook-Version von dem bekannten Fehler mit fehlenden Copilot-Knöpfen im klassischen Outlook betroffen, und welcher Update-Kanal ist eingestellt?
- Liegt mein Postfach in Exchange Online? Gruppenpostfächer unterstützt Copilot laut Microsoft nicht.
Ihre Kollegen haben dasselbe Problem? Meist ja, wenn es an einer Einstellung im Unternehmen liegt. Kollegen Bescheid geben
Lizenz
Warum Copilot manchmal nur Anleitungen schreibt
Derselbe Auftrag, drei Copilot-Varianten. Schalten Sie um und sehen Sie, was sich ändert.
Copilot Chat (Basic)
Copilot arbeitet mit Webdaten und sieht Ihr Postfach nicht. Er erklärt Ihnen deshalb, wie Sie Mails in Outlook zusammenfassen lassen. Copilot in Word, Excel, PowerPoint und OneNote ist in dieser Variante nicht enthalten.
Ergebnis: eine Anleitung
Microsoft 365 Copilot (Basic), ohne Zusatzlizenz
In Word, Excel, PowerPoint und OneNote arbeitet Copilot mit dem geöffneten Dokument, mit Standardzugriff. Der Chat selbst nutzt weiter Webdaten. Laut Microsoft wird Copilot Chat in Outlook schrittweise auch ohne Zusatzlizenz Postfach und Kalender einbeziehen, ob das bei Ihnen schon aktiv ist, hängt vom Stand in Ihrem Unternehmen ab.
Ergebnis: im Chat meist eine Anleitung, im geöffneten Dokument echte Arbeit
Microsoft 365 Copilot (Premium), mit Zusatzlizenz
Copilot nutzt im Chat auch Ihre Arbeitsdaten wie Mails, Termine und Dateien, mit bevorzugtem Zugriff. Er fasst die Mails von gestern wirklich zusammen.
Ergebnis: die Zusammenfassung
Welche Variante Sie haben, steht oben im Copilot-Fenster. Was die Lizenzen kosten: Was kosten ChatGPT, Claude und Copilot?
Hängt es trotzdem?
Ein Copilot-Experte schaut mit Ihnen auf Ihren Bildschirm, findet die Ursache und zeigt, was Sie selbst lösen und was die IT erledigen muss. Läuft Copilot wieder, lernen Sie ihn direkt an Ihrer Aufgabe: Copilot-Schulung.
So funktioniert der wirkt.ai Helpdesk
Session buchen
Sie schildern Ihr Anliegen und wählen das Tool, mit dem Sie arbeiten. Über Ihren Arbeitgeber oder direkt per Kreditkarte. Ein Experte für genau dieses Tool bestätigt am selben Werktag, den Termin wählen Sie selbst.
So läuft das im Detail →Erklärt, zeigt, lässt machen
30, 60 oder 120 Minuten. Erst wird das Ziel der Session gemeinsam festgelegt, dann wird an Ihrer echten Aufgabe gearbeitet. Ihr Fall, Ihre Tastatur, der Experte sitzt virtuell daneben.
So läuft das im Detail →Wissen bleibt
Am Ende halten Sie Ergebnis und nächste Schritte gemeinsam fest. Wenn Sie der Transkription zugestimmt haben, kommt am Abend die Zusammenfassung per Mail, mit Link zur ausführlichen Fassung inklusive Learnings und Tipps.
So läuft das im Detail →Session buchen — Schritt 1
Ohne Account, ohne Installation. Sie beschreiben, woran Sie hängen, den Rest übernimmt der Helpdesk.
Ihr Anliegen
Ein paar Sätze genügen, in Ihren Worten. Dazu das Tool, mit dem Sie arbeiten, oder die Option „Bitte beraten“, wenn Sie selbst noch nicht wissen, welches das richtige ist. Session-Sprache Deutsch oder Englisch.
Dauer und Expertenstufe
Aus Ihrem Anliegen schlägt das System eine passende Expertenstufe und Dauer vor, mit Preis. Beides können Sie im letzten Schritt ändern, wenn Sie es anders einschätzen. Die Dauer entscheidet über die Art der Session:
- 30 Minuten — einordnen. Eine konkrete Frage klären, den richtigen Weg finden.
- 60 Minuten — lernen. Lösungswege durchgehen und an einer vereinfachten Version üben.
- 120 Minuten — umsetzen. Ein echter Fall auf Ihrer Tastatur, der Experte sitzt daneben.
Transkription
Im letzten Schritt setzen Sie ein Häkchen, wenn Sie im Anschluss eine Zusammenfassung per Mail bekommen möchten, und stimmen damit der Transkription zu. Die Entscheidung lässt sich zu Beginn der Session noch ändern, in beide Richtungen.
Wer bezahlt
Nutzt Ihr Arbeitgeber wirkt.ai, wird das an Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse automatisch erkannt. Sie zahlen nichts selbst, je nach Firmenkonfiguration gibt Ihre Führungskraft die Buchung frei.
Oder direkt per Kreditkarte
Ohne Firmenkonto buchen Sie auf eigene Rechnung, ab 120 € pro Stunde inkl. MwSt. je nach Seniorität des Experten. Bezahlt wird am Ende der Buchung per Kreditkarte oder Apple Pay, einmalig, ohne Abo und ohne Mindestabnahme.
Die Rechnung kommt direkt per Mail und weist die Session als individuelle Weiterbildung aus, mit Thema, Dauer und Datum. Damit können Sie sie bei Ihrem Arbeitgeber aus dem Weiterbildungsbudget erstatten lassen oder steuerlich geltend machen.
Dann geht es schnell
Ein Experte für genau Ihr Tool bestätigt am selben Werktag. Sie bekommen eine Mail mit dem Link zur Terminauswahl und wählen selbst einen Slot, meist am Folgetag. Der Teams-Link kommt mit der Terminbestätigung.
Die Session — Schritt 2
Kein Vortrag, kein Beispiel aus dem Lehrbuch. Gearbeitet wird an der Aufgabe, an der Sie gerade hängen.
Zu Beginn: das Ziel
Der Experte hat Ihr Anliegen vorliegen und dazu einen vorbereiteten Zielvorschlag. Der ist ausdrücklich ein Vorschlag: Die ersten Minuten gehören der Frage, was am Ende der Session herauskommen soll. Erst wenn das steht, wird gearbeitet.
Aufnahme nur mit Ihrer Zustimmung
Haben Sie beim Buchen zugestimmt, startet der Experte die Transkription zu Beginn. War die Frage offen, klärt er sie mündlich. Ohne Zustimmung wird nicht aufgezeichnet, dann dokumentiert der Experte von Hand mit.
Der Hauptteil
Der Experte erklärt, Sie machen. Die Hände bleiben auf Ihrer Tastatur, in Ihrer Umgebung, an Ihren Daten. Das ist der Unterschied zwischen einer gelösten Aufgabe und einer Fähigkeit, die Sie behalten.
Am Ende: gemeinsamer Abschluss
Die letzten Minuten sind fest eingeplant. Sie fassen den aktuellen Stand und besonders die nächsten Schritte in eigenen Worten zusammen, der Experte dokumentiert. Dazu Ihre ehrliche Einschätzung, ob das Ziel erreicht wurde, ganz, teilweise oder nicht.
Was in der Session nicht passiert
Keine Umsetzung im Auftrag, keine Rechts- oder Compliance-Beratung, keine Strategieberatung. Wenn ein Thema zu groß für eine Session ist, sagt der Experte das, schlägt den nächsten Schritt vor und fokussiert die Session darauf, statt anzufangen und Sie mit einem halben Ergebnis zurückzulassen.
Wissen bleibt — Schritt 3
Das Problem ist gelöst, und der Weg dahin sitzt, weil er an Ihrer eigenen Aufgabe entstanden ist.
Die Zusammenfassung
Am Abend der Session entsteht aus Transkript, abgestimmtem Ziel und dem gemeinsam festgehaltenen Ergebnis eine Zusammenfassung. Sie kommt per Mail, in der Sprache, in der die Session stattgefunden hat.
Über einen Link in der Mail öffnen Sie die ausführliche Fassung: der Lösungsweg im Detail, die Learnings aus der Session und Tipps, wie Sie damit weiterarbeiten. Dort können Sie sie auch als PDF herunterladen. Das ist der Teil, den Sie in vier Wochen wieder aufschlagen. Ohne Zustimmung zur Transkription entsteht keine automatische Zusammenfassung.
Kurze Rückmeldung
Getrennt davon bekommen Sie eine kurze Bewertungsanfrage. Eine Zahl genügt, ein Kommentar ist freiwillig. Beides fließt in unsere Qualitätssicherung ein.
Wenn noch etwas offen ist
Bleibt nach der Session etwas offen, schlägt der Experte eine Folgesession vor, mit Begründung und passender Dauer. Sie entscheiden, ob Sie sie buchen. Der Vorteil: Derselbe Experte macht weiter und hat den Stand der ersten Session vor sich. Sie können aber auch jederzeit selbst eine neue Session buchen, der Link steht in jeder Mail. Jede Session wird einzeln gebucht und einzeln bezahlt.
Wer was zu sehen bekommt
- Sie bekommen die Zusammenfassung Ihrer eigenen Session.
- Ihr Arbeitgeber sieht, dass gebucht wurde, mit Dauer, Expertenstufe und Kosten. Nicht den Inhalt der Session.
- Der Experte hat sieben Tage Zugriff auf Notizen und Ergebnis, danach nicht einmal mehr lesend. Bei einer Folgesession bekommt er den Stand der vorherigen Session wieder.
Ab 120 € pro Stunde inkl. MwSt., kein Abo. Wer zahlt →
Häufige Fragen: Copilot funktioniert nicht
Warum funktioniert Copilot bei mir nicht?
Meist liegt es an einer von vier Ursachen: der Copilot-Variante bzw. Lizenz, einer Anmeldung mit dem falschen Konto, dem Speicherort der Datei oder einer Einstellung Ihrer IT. Wählen Sie oben auf dieser Seite das Bild, das Ihrem Bildschirm entspricht, dann sehen Sie die wahrscheinliche Ursache.
Warum wird Copilot nicht angezeigt?
In Word, Excel und PowerPoint erscheint Copilot teils als schwebender Knopf unten rechts statt im Menüband. Hilft das nicht: unter Datei › Konto die Lizenz aktualisieren, das Firmenkonto prüfen und die Apps neu starten. Fehlt Copilot weiterhin, muss die IT die Lizenzzuweisung prüfen.
Wie nutze ich Copilot in Outlook?
Copilot entwirft Mails, fasst lange Verläufe zusammen und gibt über „Coaching“ Hinweise zu Ton und Klarheit. Mit der Microsoft 365 Copilot-Lizenz bereitet er zusätzlich Termine mit Unterlagen und Aufgaben vor. Wie Sie das an Ihren eigenen Mails lernen: Copilot-Schulung.
Wie erstelle ich mit Copilot in Teams ein Protokoll?
Starten Sie im Meeting die Transkription. Danach können Sie Copilot bitten, Beschlüsse, offene Fragen und Aufgaben mit Namen zusammenzufassen. Ohne Transkript steht Copilot je nach Einstellung nur während des Meetings zur Verfügung.
Was kann Copilot in Word?
Copilot in Word schreibt Entwürfe, formuliert Texte um und fasst lange Dokumente zusammen. Lassen Sie sich bei Zusammenfassungen den Abschnitt nennen und prüfen Sie wichtige Stellen im Original.
Wie richte ich Microsoft Copilot ein?
Installieren müssen Sie nichts, Copilot ist Teil der Microsoft 365-Apps. Ihre IT weist die Lizenz zu, Sie melden sich mit Ihrem Firmenkonto an. Was die IT dabei prüfen sollte, steht bei den Symptomen oben, samt Nachricht zum Kopieren.
Warum ignoriert Copilot unsere PowerPoint-Vorlage?
Laut Microsoft nutzt Copilot in PowerPoint die Vorlagen aus dem Brand Kit der Copilot-App, das Sie im Copilot-Bereich von PowerPoint auswählen. Liegt die Firmenvorlage dort nicht, entsteht ein beliebiges Design. Mehr dazu: Präsentationen mit KI.
Hilft wirkt.ai auch bei Copilot-Problemen im ganzen Team?
Ja. Liegt es an einer Einstellung im Unternehmen, haben oft mehrere Kollegen dasselbe Problem. Ein Copilot-Experte findet in einer Session die Ursache, und mit der fertigen Nachricht an die IT wird sie für alle behoben. Für Unternehmen gibt es einen Rahmenvertrag: wirkt.ai für Unternehmen.
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wirkt.ai vorschlagen →Copilot soll einfach funktionieren.
Ein Copilot-Experte findet mit Ihnen die Ursache, an Ihrem Bildschirm, 1:1 und online.