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ChatGPT im Unternehmen nutzen: einrichten und sicher arbeiten
Arbeitsbereich · Lizenzen · Projekte · Wenn es nicht tut, was es soll
Die meisten Probleme mit ChatGPT im Arbeitsalltag sind keine Störung, sondern eine Einstellung oder ein fehlender Rahmen. Hier stehen die vier Schritte der Einrichtung, was OpenAI je Lizenz zusagt, und was hinter den Fällen steckt, in denen ChatGPT nicht das macht, was es soll.
wirkt.ai ist unabhängig, verkauft keine Lizenzen und gibt hier nur wieder, was der Anbieter zusagt. Stand der Angaben: 29.09.2026.
Laut OpenAI ist der Auftragsverarbeitungsvertrag Teil des Vertrags und Firmendaten werden standardmäßig nicht zum Training genutzt.
Temporäre Chats werden laut OpenAI nicht zum Training genutzt und bis zu 30 Tage gespeichert.
Dateien, Anweisung und Chats zu einem Thema liegen zusammen. Die Anweisung gilt für jeden Chat im Projekt.
Einrichten
Vier Schritte, bis ChatGPT im Team arbeitsfähig ist
In dieser Reihenfolge, sonst arbeitet die Hälfte des Teams weiter im privaten Konto.
Schritt 1
Arbeitsbereich anlegen
Der Arbeitsbereich gehört dem Unternehmen, nicht einer Person. Erst damit greifen Firmenbedingungen, Admin-Bereich und zentrale Abrechnung.
Schritt 2
Mitglieder und Rollen
Einladung an die geschäftlichen Adressen, Rollen vergeben, und klären, wer Administrator ist. Wer sich mit der Firmenadresse anmeldet, landet im Firmenkonto statt im privaten.
Schritt 3
Einstellungen durchgehen
Im Admin-Bereich stehen Training, Aufbewahrung sowie Apps und Konnektoren. Was OpenAI je Lizenz dazu zusagt, steht unter KI DSGVO-konform nutzen.
Schritt 4
Projekte anlegen
Je wiederkehrender Aufgabe ein Projekt: Anweisung, Vorlagen und Dateien liegen darin und gelten für jeden Chat im Projekt. Das ist der Schritt, der aus Spielerei Arbeit macht.
Wie Sie das im Team sicher bedienen, steht unter ChatGPT-Schulung.
Privatkonto oder Firmenlizenz
Was OpenAI je Lizenz zusagt
Nur die Angaben des Anbieters, Stand 29.09.2026. Ob der Einsatz in Ihrem Fall zulässig ist, klärt Ihr Unternehmen.
Free, Plus und Pro
Einzelkonto mit Verbraucherbedingungen. Das Training ist standardmäßig an und lässt sich unter Einstellungen › Datenkontrollen abschalten. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es nicht.
Laut Anbieter: kein AVV, Training standardmäßig an
Business
Firmenlizenz mit Admin-Bereich. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil des Vertrags, Firmendaten werden standardmäßig nicht zum Training genutzt, Apps und Konnektoren steuert der Admin-Bereich.
Laut Anbieter: AVV im Vertrag, kein Training
Enterprise
Wie Business, zusätzlich nennt OpenAI für neue Enterprise-Arbeitsbereiche die Speicherung in Europa als wählbare Option. Für Business nennt OpenAI diese Option nicht.
Laut Anbieter: zusätzlich Speicherung in Europa wählbar
Was die Lizenzen kosten und ab wann sie sich rechnen: KI-Kosten im Vergleich. Ob ChatGPT oder ein anderes Tool besser passt: Claude, ChatGPT oder Copilot?
Aus der Praxis
Wenn ChatGPT nicht das macht, was es soll
Sechs Fälle, die im Helpdesk immer wieder ankommen. Keiner davon ist eine Störung.
Es ignoriert die Vorlage
Die Vorlage stand nur im ersten Chat und gilt für die folgenden nicht mehr.
Es vergisst, was vorher besprochen wurde
Jeder Chat hat ein begrenztes Gedächtnis. Wird er sehr lang, fallen die frühen Teile hinten herunter.
Es liest die hochgeladene Datei nicht
Gescannte PDFs ohne Textebene, sehr große Dateien und Tabellen mit verbundenen Zellen kommen oft nicht sauber an.
Es rechnet falsch
Zahlen werden im Text geschätzt statt gerechnet, solange nicht ausdrücklich gerechnet wird.
Es erfindet Quellen
Ohne Zugriff auf eine Quelle füllt das Modell die Lücke mit etwas, das plausibel aussieht.
Es antwortet nicht mehr
Meist ein sehr langer Chat oder eine hängende Verbindung zu einer App.
Wenn es trotzdem bleibt
Dann liegt es meist an der Aufgabe, nicht am Tool. Genau dafür gibt es den Helpdesk: eine Stunde an Ihrem echten Fall, danach kennen Sie den Weg.
Wobei der Experte hilft
Eine Stunde mit einem KI-Experten in Ihrem eigenen ChatGPT. Sie machen jeden Schritt selbst und können es danach allein.
Für Sie
Eine Aufgabe, ein Projekt
Sie bringen eine wiederkehrende Aufgabe mit und legen dafür ein Projekt an: Anweisung formulieren, Vorlage hinterlegen, Ergebnis prüfen. Beim nächsten Mal dauert es Minuten.
Fürs Team
Projekte, die andere übernehmen
Was in einer Session entsteht, lässt sich im Team weitergeben: dieselbe Anweisung, dieselbe Vorlage. Jede Person bucht ihre eigene Session zu ihrer eigenen Aufgabe.
So funktioniert der wirkt.ai Helpdesk
Session buchen
Sie schildern Ihr Anliegen und wählen das Tool, mit dem Sie arbeiten. Über Ihren Arbeitgeber oder direkt per Kreditkarte. Ein Experte für genau dieses Tool bestätigt am selben Werktag, den Termin wählen Sie selbst.
So läuft das im Detail →Erklärt, zeigt, lässt machen
30, 60 oder 120 Minuten. Erst wird das Ziel der Session gemeinsam festgelegt, dann wird an Ihrer echten Aufgabe gearbeitet. Ihr Fall, Ihre Tastatur, der Experte sitzt virtuell daneben.
So läuft das im Detail →Wissen bleibt
Am Ende halten Sie Ergebnis und nächste Schritte gemeinsam fest. Wenn Sie der Transkription zugestimmt haben, kommt am Abend die Zusammenfassung per Mail, mit Link zur ausführlichen Fassung inklusive Learnings und Tipps.
So läuft das im Detail →Session buchen — Schritt 1
Ohne Account, ohne Installation. Sie beschreiben, woran Sie hängen, den Rest übernimmt der Helpdesk.
Ihr Anliegen
Ein paar Sätze genügen, in Ihren Worten. Dazu das Tool, mit dem Sie arbeiten, oder die Option „Bitte beraten“, wenn Sie selbst noch nicht wissen, welches das richtige ist. Session-Sprache Deutsch oder Englisch.
Dauer und Expertenstufe
Aus Ihrem Anliegen schlägt das System eine passende Expertenstufe und Dauer vor, mit Preis. Beides können Sie im letzten Schritt ändern, wenn Sie es anders einschätzen. Die Dauer entscheidet über die Art der Session:
- 30 Minuten — einordnen. Eine konkrete Frage klären, den richtigen Weg finden.
- 60 Minuten — lernen. Lösungswege durchgehen und an einer vereinfachten Version üben.
- 120 Minuten — umsetzen. Ein echter Fall auf Ihrer Tastatur, der Experte sitzt daneben.
Transkription
Im letzten Schritt setzen Sie ein Häkchen, wenn Sie im Anschluss eine Zusammenfassung per Mail bekommen möchten, und stimmen damit der Transkription zu. Die Entscheidung lässt sich zu Beginn der Session noch ändern, in beide Richtungen.
Wer bezahlt
Nutzt Ihr Arbeitgeber wirkt.ai, wird das an Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse automatisch erkannt. Sie zahlen nichts selbst, je nach Firmenkonfiguration gibt Ihre Führungskraft die Buchung frei.
Oder direkt per Kreditkarte
Ohne Firmenkonto buchen Sie auf eigene Rechnung, ab 120 € pro Stunde inkl. MwSt. je nach Seniorität des Experten. Bezahlt wird am Ende der Buchung per Kreditkarte oder Apple Pay, einmalig, ohne Abo und ohne Mindestabnahme.
Die Rechnung kommt direkt per Mail und weist die Session als individuelle Weiterbildung aus, mit Thema, Dauer und Datum. Damit können Sie sie bei Ihrem Arbeitgeber aus dem Weiterbildungsbudget erstatten lassen oder steuerlich geltend machen.
Dann geht es schnell
Ein Experte für genau Ihr Tool bestätigt am selben Werktag. Sie bekommen eine Mail mit dem Link zur Terminauswahl und wählen selbst einen Slot, meist am Folgetag. Der Teams-Link kommt mit der Terminbestätigung.
Die Session — Schritt 2
Kein Vortrag, kein Beispiel aus dem Lehrbuch. Gearbeitet wird an der Aufgabe, an der Sie gerade hängen.
Zu Beginn: das Ziel
Der Experte hat Ihr Anliegen vorliegen und dazu einen vorbereiteten Zielvorschlag. Der ist ausdrücklich ein Vorschlag: Die ersten Minuten gehören der Frage, was am Ende der Session herauskommen soll. Erst wenn das steht, wird gearbeitet.
Aufnahme nur mit Ihrer Zustimmung
Haben Sie beim Buchen zugestimmt, startet der Experte die Transkription zu Beginn. War die Frage offen, klärt er sie mündlich. Ohne Zustimmung wird nicht aufgezeichnet, dann dokumentiert der Experte von Hand mit.
Der Hauptteil
Der Experte erklärt, Sie machen. Die Hände bleiben auf Ihrer Tastatur, in Ihrer Umgebung, an Ihren Daten. Das ist der Unterschied zwischen einer gelösten Aufgabe und einer Fähigkeit, die Sie behalten.
Am Ende: gemeinsamer Abschluss
Die letzten Minuten sind fest eingeplant. Sie fassen den aktuellen Stand und besonders die nächsten Schritte in eigenen Worten zusammen, der Experte dokumentiert. Dazu Ihre ehrliche Einschätzung, ob das Ziel erreicht wurde, ganz, teilweise oder nicht.
Was in der Session nicht passiert
Keine Umsetzung im Auftrag, keine Rechts- oder Compliance-Beratung, keine Strategieberatung. Wenn ein Thema zu groß für eine Session ist, sagt der Experte das, schlägt den nächsten Schritt vor und fokussiert die Session darauf, statt anzufangen und Sie mit einem halben Ergebnis zurückzulassen.
Wissen bleibt — Schritt 3
Das Problem ist gelöst, und der Weg dahin sitzt, weil er an Ihrer eigenen Aufgabe entstanden ist.
Die Zusammenfassung
Am Abend der Session entsteht aus Transkript, abgestimmtem Ziel und dem gemeinsam festgehaltenen Ergebnis eine Zusammenfassung. Sie kommt per Mail, in der Sprache, in der die Session stattgefunden hat.
Über einen Link in der Mail öffnen Sie die ausführliche Fassung: der Lösungsweg im Detail, die Learnings aus der Session und Tipps, wie Sie damit weiterarbeiten. Dort können Sie sie auch als PDF herunterladen. Das ist der Teil, den Sie in vier Wochen wieder aufschlagen. Ohne Zustimmung zur Transkription entsteht keine automatische Zusammenfassung.
Kurze Rückmeldung
Getrennt davon bekommen Sie eine kurze Bewertungsanfrage. Eine Zahl genügt, ein Kommentar ist freiwillig. Beides fließt in unsere Qualitätssicherung ein.
Wenn noch etwas offen ist
Bleibt nach der Session etwas offen, schlägt der Experte eine Folgesession vor, mit Begründung und passender Dauer. Sie entscheiden, ob Sie sie buchen. Der Vorteil: Derselbe Experte macht weiter und hat den Stand der ersten Session vor sich. Sie können aber auch jederzeit selbst eine neue Session buchen, der Link steht in jeder Mail. Jede Session wird einzeln gebucht und einzeln bezahlt.
Wer was zu sehen bekommt
- Sie bekommen die Zusammenfassung Ihrer eigenen Session.
- Ihr Arbeitgeber sieht, dass gebucht wurde, mit Dauer, Expertenstufe und Kosten. Nicht den Inhalt der Session.
- Der Experte hat sieben Tage Zugriff auf Notizen und Ergebnis, danach nicht einmal mehr lesend. Bei einer Folgesession bekommt er den Stand der vorherigen Session wieder.
Ab 120 € pro Stunde inkl. MwSt., kein Abo. Wer zahlt →
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Mehr erfahren →Häufige Fragen zu ChatGPT im Unternehmen
Was kostet ChatGPT für Unternehmen?
Die Preise ändern sich regelmäßig und unterscheiden sich je Lizenz und Abrechnung. Den aktuellen Vergleich und die Frage, ab wann sich eine Firmenlizenz rechnet, finden Sie unter KI-Kosten im Vergleich.
Was ist der Unterschied zwischen ChatGPT Business und Enterprise?
Beide sind Firmenlizenzen: Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Teil des Vertrags und Firmendaten werden standardmäßig nicht zum Training genutzt. Für neue Enterprise-Arbeitsbereiche nennt OpenAI zusätzlich die Speicherung in Europa als wählbare Option, für Business nennt OpenAI diese Option nicht. Was die Anbieter sonst noch zusagen, steht unter KI DSGVO-konform nutzen.
Wie richte ich ChatGPT für mein Team ein?
In vier Schritten: Arbeitsbereich anlegen, Mitglieder einladen und Rollen vergeben, die Datenschutz-Einstellungen im Admin-Bereich durchgehen, und Projekte anlegen, in denen Dateien, Anweisungen und Chats je Thema zusammenliegen. Die Schritte stehen oben auf dieser Seite.
Warum ignoriert ChatGPT meine Vorlage?
Meist steht die Vorlage nur im ersten Chat und gilt deshalb nicht für die folgenden. Dauerhaft wird sie, wenn sie als Projektanweisung oder in den persönlichen Anweisungen hinterlegt ist. Bei langen Vorlagen hilft es zusätzlich, die drei wichtigsten Regeln noch einmal direkt über den Auftrag zu schreiben.
Warum vergisst ChatGPT, was vorher besprochen wurde?
Jeder Chat hat ein begrenztes Gedächtnis. Wird er sehr lang, fallen die frühen Teile hinten herunter. Für längere Arbeiten legen Sie ein Projekt an, hinterlegen dort die Anweisung und starten für jede Teilaufgabe einen neuen Chat im selben Projekt.
Kann ich ChatGPT mit Outlook verbinden?
ChatGPT bietet Verbindungen zu verschiedenen Diensten an, welche davon in Ihrem Arbeitsbereich verfügbar sind, legt der Admin-Bereich fest. Ob eine Verbindung für Sie freigeschaltet ist, sehen Sie in Ihren Einstellungen unter den verbundenen Apps.
Dürfen Firmendaten in ChatGPT?
Was in Ihrem Unternehmen freigegeben ist, legt Ihr Unternehmen fest. Was OpenAI je Lizenz beim Datenschutz zusagt und wie Sie Namen und Kennungen vorher durch Platzhalter ersetzen, steht unter KI DSGVO-konform nutzen.
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Leiten Sie diese Seite weiter, dann sieht jeder den Unterschied zwischen Privatkonto und Firmenlizenz.
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Erstattung beantragen →Ihr Team könnte das auch brauchen?
Zeigen Sie wirkt.ai den Entscheidern in Ihrem Unternehmen.
wirkt.ai vorschlagen →An Ihrem eigenen Account, nicht an einem Beispiel
Bringen Sie die Aufgabe mit, die jede Woche wiederkommt. Am Ende steht ein Projekt, das Sie selbst gebaut haben.